Товароучётные системы
Товароучётные системы — это специальное программное обеспечение и онлайн-сервисы, которые позволяют вести учёт товаров и контролировать иные операции, которые совершаются с ними.
Для эффективного ведения бизнеса и получения прибыли необходимо понимать, сколько товара осталось на складе, когда будет необходимо пополнить запасы, какие товары продаются лучше других, а какие, наоборот, не пользуются спросом у покупателей. По степени возрастания детализации можно выделить следующие подходы к организации учёта.
Самым простым способом ведения товароучёта является ручной учёт товаров. В этом случае предприниматель хранит всю информацию об имеющихся товарах или списке услуг в уме, на бумаге или, например, в таблице Excel. Применять ручной учёт можно только при очень небольшом числе продаваемых товаров и услуг, но даже в этом случае велика вероятность ошибок. Цену товаров и услуг продавец при продаже должен вводить вручную. Также этот способ не позволяет указывать наименование товара при пробитии чека (это требование не распространяется только на ИП, применяющих упрощённые системы налогообложения — но и они в 2021 году должны будут начать указывать наименования продаваемых товаров).
Снизить число ошибок и упростить работу кассира при ручном учёте товаров можно с помощью базы товарной номенклатуры, которую ведут либо в кассовой программе, либо в самых простых версиях товароучётного программного обеспечения. В базу вносится только информация о наименовании, артикуле и цене товаров и услуг, а также о применяемых скидках. При поступлении новой партии товаров в базу нужно вносить только новые позиции, которые ранее не продавались. При использовании специального программного обеспечения возможно использование общей базы товарной номенклатуры, которая синхронизируется со всеми кассами.
Автоматизированный товарный учёт остатков является следующей ступенью и означает, что помимо наименований и цен, в программе учитываются и остатки товаров. При поступлении товаров в магазин в базу вносится информация о количестве принятых товаров. При их реализации информация передаётся из кассового программного обеспечения в товароучётное, что позволяет в любой момент времени точно знать объёмы товарных остатков. Актуальность информации периодически проверяется в ходе проводимых инвентаризаций. Таким образом, по сравнению с более простыми способами ведения товарного учёта, у предпринимателя появляется возможность контролировать объёмы складских запасов (в натуральном и денежном выражении), следить за их ликвидностью (т.е. какие товары быстро продаются, а какие лежат на полках годами).
Ведение учёта в разрезе поставщиков. В данном случае в системе, помимо информации о товарах, присутствует информация о контрагентах (поставщиках) и взаиморасчётах с ними. В этом случае при приёмке товара необходимо указывать от кого товар получен, а при оплате поставщикам заносить данные об этом в систему. В итоге предприниматель всегда знает, что и у кого он закупает, а также имеет актуальную информацию о состоянии взаиморасчётов с контрагентами — сколько и кому он в данный момент времени должен.
Ведение учёта в разрезе накладных. Ведение учёта в разрезе поставщиков достаточно только в том случае, если в отношении каждого поставщика всегда работают одни и те же специфичные для него условия — например, отсрочки по оплате. Если же на разные партии товара от одного и того же поставщика действуют разные условия, то необходимо вести учёт в разрезе этих партий (или накладных). Таким образом, в системе будет присутствовать информация о каждой полученной партии товара, о том, когда и кому за эту партию необходимо заплатить. Более сложные учётные системы позволяют генерировать платёжный календарь и в автоматическом режиме отслеживать срок погашения задолженностей по каждой поставке, или, например, контролировать сроки годности партий товаров.
Применяемое для товарного учёта программное обеспечение можно разделить на 2 вида:
- Локальные («коробочные») товароучётные системы
Пользователь покупает лицензионное программное обеспечение, которое устанавливается на его компьютер. Обновлением и техническим обслуживанием системы занимается сам пользователь. Все данные хранятся на компьютере пользователя, что обеспечивает их доступность вне зависимости от связи с Интернетом.
- Облачные товароучётные системы (SaaS системы)
Провайдер предоставляет пользователю доступ к товароучётной системе через веб-интерфейс или специальное приложение. Пользовательские данные хранятся на сервере провайдера, что обеспечивает их сохранность и возможность работать с ними из любой точки мира, но требует наличия доступа к сети Интернет как минимум для начала работы.
См. также