Электронные перевозочные документы в «1С:УНФ» и «1С:Рознице»: алгоритмы работы для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя

Когда ЭПД обязательны

С 1 сентября 2026 года действует требование об обязательном использовании электронных перевозочных документов (ЭПД), а именно: электронного заказа-заявки (ЭЗЗ) и электронной транспортной накладной (ЭТрН).

Главное правило: если есть перевозка автотранспортом, и она осуществляется наемным транспортом или услуга перевозки выделена отдельно (не входит в цену товара), то применение ЭПД обязательно. Например: 

• доставка от поставщика к покупателю наемным транспортом;

• доставка собственным транспортом поставщика, но услуга перевозки выделена отдельно;

• перемещение собственного товара между своими складами наемным транспортом.

Кто участвует в перевозке

В цепочке ЭПД четыре роли: грузоотправитель — передает груз, перевозчик — осуществляет перевозку, грузополучатель — принимает груз, экспедитор — организует перевозку.

ЭЗЗ и ЭТрН проходят через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) от участника к участнику. Документы состоят из титулов — частей, которые каждый участник по очереди формирует и подписывает.

У ЭЗЗ два основных титула: Т1 (Оформление), Т2 (Подтверждение), у ЭТрН — четыре основных титула и четыре дополнительных. Основные: Т1 (Оформление), Т2 (Погрузка), Т3 (Приемка), Т4 (Разгрузка). Дополнительные: Т5 (Отражение стоимости), Т6 (Подтверждение стоимости), Т7 (Переадресовка), Т8 (Замена водителя/ТС).

Что нужно сделать до начала работы в 1С

• Получить сертификаты подписи. Руководитель получает усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) в удостоверяющем центре ФНС. Не руководители — в коммерческом удостоверяющем центре. Для сотрудников, подписывающих документы от компании, нужно оформить машиночитаемые доверенности (МЧД). Выпустить подписи и сформировать МЧД необходимо для новых участников процесса. Также может потребоваться выпустить МЧД с расширенными полномочиями для сотрудников, работающих с ЭДО.

• Подключить «1С-ЭДО» и «1С-ЭПД». Для подключения к «1С-ЭДО» нужно отправить заявку на регистрацию в «1С-ЭДО» из программы 1С. Для начала работы с «1С-ЭПД» достаточно подключить «1С-ЭДО» и в настройках обмена поставить флажки напротив перевозочных документов.

• Пригласить всех контрагентов к обмену ЭПД из программы 1С. Аккредитованный оператор организует роуминг. Обмен ЭПД работает без приглашений.

• Установить мобильные приложения водителям. Они смогут участвовать в подписании титулов, показывать QR-код ЭТрН или электронного путевого листа (ЭПЛ) инспектору ГИБДД при проверке на дорогах.

• Провести тестовый рейс. Тест включает формирование и подписание ЭЗЗ и ЭТрН.

Работа с ЭЗЗ

Алгоритм действий для грузоотправителя

1. Создать заказ покупателя, подобрать товары.

2. На вкладке «ЭДО» нажать «Оформить электронный перевозочный документ».

3. Заполнить Титул Т1:

• выбрать перевозчика из справочника;

• указать параметры ТС (тип, грузоподъемность и т. д.);

• заполнить адреса погрузки/выгрузки с использованием классификатора адресов для избежания ошибок;

• описать груз (упаковка, вес, объем).

4. Подписать и отправить документ в ГИС ЭПД.

Алгоритм действий для перевозчика

1. В АРМ электронных перевозочных документов зайти в раздел Продажи → Доставка → Электронные перевозочные документы.

2. Выполнить обмен, получить документ, при необходимости распаковать вручную.

3. Заполнить Титул Т2: выбрать конкретное ТС, водителя, утвердить стоимость перевозки.

4. Подписать с помощью УКЭП и отправить в ГИС ЭПД.

Работа с ЭТрН

Алгоритм действий для грузоотправителя

После получения подтверждения ЭЗЗ:

1. Создать ЭТрН на основании ЭЗЗ или расходной накладной.

2. Данные о ТС и маршруте подтягиваются из ЭЗЗ автоматически.

3. Проверить вручную: стоимость груза (должна совпадать с УПД/РН) и реквизиты первичных документов.

4. Отправить Титул Т1 в ГИС ЭПД.

Алгоритм действий для перевозчика и получателя

1. После получения Титула Т1 перевозчику необходимо сформировать Титул Т2. Водитель может ввести замечания и подписать их в мобильном приложении простой электронной подписью, после чего документ подписывается УКЭП в офисе перевозчика. Если водитель подпишет Титул Т2 в мобильном приложении своей УКЭП, Т2 сразу попадет в ГИС ЭПД, и не потребуется ставить подпись в офисе перевозчика. 
   

2. Титул Т3 формирует грузополучатель. При расхождении данных он может полностью или частично отказаться от приемки с указанием причины отказа.





3. После получения информации о приемке (Титул Т3) перевозчик формирует финальный Титул Т4.
   

После этого статус документа меняется на «Завершен» у всех участников.

Дорожная карта перехода на ЭПД

Чтобы внедрение ЭПД прошло без сбоев, двигайтесь по этапам. Переходить к следующему имеет смысл только после завершения предыдущего.

1. Юридическая подготовка. Перечитайте договоры с контрагентами: определите, где доставка — отдельная услуга, а где включена в стоимость товара. Закрепите обязанность по обмену ЭПД в нормативных актах компании и при необходимости обновите формулировки в типовых договорах.

2. Построение процессов. Проведите ревизию сценариев перевозок: оцените, используете ли склады ответственного хранения, доставку от поставщика напрямую покупателю, самовывоз и т. д. Для каждого сценария зафиксируйте роли участников и кто именно формирует каждый титул. Согласуйте порядок обмена ЭПД с ключевыми контрагентами и назначьте внутренних ответственных.

3. Техническая настройка. Настройте интеграцию, подключите сервисы «1С‑ЭДО» и «1С‑ЭПД», получите УКЭП для новых участников и оформите МЧД. Установите мобильные приложения водителям.

4. Тестирование и обучение. Проведите рейсы на условных данных: сначала в тестовом контуре, затем — в рабочем. Обучите всех причастных: менеджеров, логистов и водителей, которые будут работать с мобильным приложением.

5. Автоматизация. Когда процессы отлажены, а роли закреплены, переходите к автоматизации заполнения титулов. Определите источники данных для автозаполнения — расходные накладные, справочники, при необходимости добавьте новые справочники.