Электронный документооборот
Электронный документооборот (ЭДО) — это система, предназначенная для создания, приёма, отправки и хранения электронных документов через Интернет или локальную сеть, а также для контроля за документооборотом.
Электронные документы представляют собой файлы, заверенные электронной подписью.
Электронные документы условно делятся на две категории:
- Формализированные документы
Для таких документов установлена официальная строго определённая форма (например, УПД). Система электронного документооборота способна автоматически принимать и считывать содержимое формализированных документов.
- Неформализированные документы
К таким документам относятся договоры, различные акты, отсканированные копии документов и т.д.
Для подключения к ЭДО через оператора электронного документооборота необходимо оформить квалифицированную электронную подпись, выбрать тариф и оставить заявку на подключение. Стоимость пользования услугами оператора будет зависеть от количества исходящих документов за установленный период, а также от подключенных дополнительных услуг.
Документы передаются оператором ЭДО от одного адресата другому в течение нескольких секунд. Процесс очень схож с принципом работы электронный почты, однако передаваемые документы подписываются квалифицированной электронной подписью, подлинность которой автоматически проверяет система, а формат электронных документов должен соответствовать требованиям, установленным в законе.
Вести обмен документами можно только с теми контрагентами, которые уже подключились к системе ЭДО, предоставленной тем же самым оператором. Если контрагент выбрал другого оператора, и у операторов нет соглашения о роуминге, т.е. о возможности передавать документы между своими абонентами, то отправить данные не получится. Если контрагенты пользуются услугами разных операторов и их операторы не поддерживают технологию роуминга, то пользователь может одновременно подключиться к нескольким системам ЭДО.
См. также
Нормативно-правовая база
-
Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ
- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 N 149-ФЗ