Как создать коммерческое предложение в несколько кликов: финансовый калькулятор на базе «1С:УНФ»

Как было сначала

Изначально занимались дизайном упаковок, а производство поручали подрядчикам, которые нередко срывали сроки и допускали производственный брак. Тогда Диля Войтенко, основатель компании, решила последний этап производства взять в свои руки. Вырубку заготовок делали сторонние компании, а заказ собирали штатные сотрудники.

Качество продукции выросло, а компания купила тигель для вырубки печатных форм, машину для тиснения надписей. А чтобы не делать образцы вручную, купили плоттер, который может быстро выпустить коробку даже в единичном экземпляре, ламинатор и резак.

Так постепенно ART-Dizo собственными силами без инвестиций выстроила весь производственный цикл и решила развиваться дальше.

Задачи автоматизации: оптимизировать создание коммерческих предложений и сосредоточиться на маржинальности 

Перед началом проекта чётко определись с целями и задачами:

• менеджеры должны отвечать клиентам очень быстро, но скорость не должна вредить прибыли

• и компания, и менеджеры должны понимать, какие товары приносят больший доход

• нужно сделать бизнес «умным»: сформировать базу предрасчетов для повторного использования, максимально автоматизировать работу с производственными данными, оптимизировать документооборот.

Команда «Айтон» превратила расчет коммерческих предложений в простую, прозрачную и понятную процедуру. Сотрудникам не нужно держать в голове множество факторов ценообразования, а компания ART-Dizo усиливает свои конкурентные преимущества в бизнесе, который требует быстрой реакции.

Для автоматизации выбрали «1С:УНФ». Это решение позволяет построить систему под задачи и особенности бизнеса, не имеет ненужных функций и оптимально по соотношению «цена-качество».

Сотрудники готовят коммерческие предложения за несколько минут без сложных расчетов 

Цена изделия зависит от нескольких факторов: наличие и стоимость материалов, сроки и сложность подготовки коробок. Подготовить единый прайс-лист невозможно – для каждого клиента нужно сделать эксклюзивный товар. Каждый раз менеджерам приходилось вручную вставлять формулы в Excel-таблицы, уточнять цены у поставщиков картона и бумаги, отслеживать стоимость работы на тот или иной тип изделий.

Новый финансовый калькулятор работает на основе формул, которые выросли из многолетнего бизнеса ART-Dizo. Менеджер вводит параметры упаковки и выбирает материалы, а калькулятор автоматически рассчитывает стоимость заказа. Теперь заказ можно рассчитать за 5 минут, это в 3 раза быстрее, чем было раньше при ручном расчете.

Вся нужная менеджеру информация на экране 

При расчете коммерческого предложения учитывается себестоимость единицы товара, цена за штуку и общая стоимость тиража. В соседнем окне более подробная информация: из чего складывается цена, сколько стоят материалы и операции с изделием (приладка штампа, вырубка, склейка).

Простой на вид инструмент на практике оказывается очень гибким. Готовый расчет можно продублировать. Это нужно, чтобы рассчитать другой тираж, подобрать альтернативный вариант конструкции, подогнать цену под возможности клиента. Буквально за 5 минут менеджер может подготовить заказчику сразу несколько вариантов исполнения.

Освоить калькулятор достаточно просто. Уже на второй день работы даже новичок сможет работать с клиентами и держать под контролем все факторы производства без привлечения технолога или более опытных коллег.

Сотрудникам не нужно отвлекаться на составление документов. Достаточно один раз завести в базу 1С данные контрагента, после чего для него формируется заказ. На его основе создается договор, счет, ТЗ на производство, накладная и т.д. Всё можно связывать между собой в единую цепочку документооборота.

От расчета коммерческих предложений – к тонкой бизнес-аналитике

Раньше руководство анализировало ситуацию по обороту и остаткам продукции в конце месяца. Теперь по каждому заказу автоматически рассчитывается маржа и объем расходов на единицу товара. В результате компания понимает какая продукция для каких аудиторий приносит больше прибыли и может сконцентрироваться на высокомаржинальных сегментах.

Результаты автоматизации

• быстрый расчёт и подготовка коммерческих предложений повышает конкурентоспособность

• сквозной контроль всех параметров, которые влияют на маржинальность продукции

• новые менеджеры вливаются в рабочий процесс очень быстро и без ущерба качеству сервиса

• «1С:УНФ» создаёт технологическую платформу для дальнейшей цифровизации бизнеса.