Платёжный календарь и планирование финансовых показателей в 1С:УНФ

Что можно сделать в 1С:УНФ с помощью платёжного календаря?

• вести заявки на расход денег
• согласовывать заявки на расход
• планировать поступление денег в том числе по заказам покупателей
• планировать оплату заказов поставщику
• вести платежный календарь и планировать разрыв оплат
• резервировать деньги под конкретную заявку

Так как речь идёт о деньгах, важно настроить права по планированию денег и распределить роли следующим образом:

• Отдельная роль на планирование денег
• Отдельная роль на превышения остатка денег

Важно: полные права у администратора не учитывают роль

Обратите внимание на особенности и ограничения планирования денежных средств:

• Нет сложного процесса согласования
• Нет проверки по задвоению суммы по заказу покупателя и поставщика

Как настроить планирование платежей

Переходим во вкладку Настройки — Еще больше возможностей — Деньги —   Планирование и поставить галочки в опциях «Платёжный календарь» и «Резервирование денег». Теперь у нас есть возможность создавать «Заявку на расход денежных средств» и вести «Платежный календарь».

Итак, чем полезен платёжный календарь? Например, он покажет кассовый разрыв, как на скриншоте ниже.

Давайте рассмотрим на конкретном примере: 5 ноября нам нужно оплатить 800 тысяч рублей, а у нас на остатках только 637 тысяч рублей. Чтобы решить эту проблему, мы можем запланировать перемещение недостающих денег, например, со счёта на основную кассу. Программа позволит всё перекрыть и у нас не будет минуса.

Ещё один вариант — в случае, если в ближайшее время ожидается поступление нужной суммы денег, можно передоговориться с поставщиком об отсрочке и сделать соответствующие настройки в программе, т. е. изменить дату запланированного платежа.

Ещё одна полезная «фишка» платёжного календаря — это отображение более ранних платежей. Если опция выключена, то просроченные платежи за предыдущий период не отображаются, и мы можем забыть оплатить уже сделанную поставку товаров. Поэтому лучше её не отключать, но при этом важно всё время отслеживать актуальность документов и заявок, удалять ненужные, чтобы не запутаться.

Ещё одна полезная возможность — отбор заявок по статусам «Утвержден / Не утвержден». Это удобно для бухгалтера, которая может посмотреть только утверждённые заявки и поставить их в оплату, не беспокоясь, что случайно оплатит что-то лишнее. А сами отчёты можно настроить таким образом, чтобы они были более развёрнутыми или, наоборот, сжатыми, например, в разрезе счетов и касс.

Планирование финансовых показателей

Финансовое планирование в 1С:УНФ помогает формировать плановый отчёт «Доходы и расходы» (отчёт о прибылях и убытках), плановый денежный поток (отчёт о движении денежных средств) и плановый баланс. Это позволяет сравнить то, что ожидается с фактическим результатом.

Какие есть особенности планирования в 1С:УНФ?

• Детализация учёта по проектам и подразделениям. Например, в сети кафе можно детализировать план по каждому из кафе отдельно. Либо разбить их по территориальному признаку, например, кафе в Саратове и кафе в Тольятти. Если взять пример из сферы строительства — можно выделить несколько строительных объектов и поставить план по каждому объекту.
• Вложенность планирования по проектам и подразделениям.
• Баланс общий. Здесь есть нюанс: баланс не подвергается детализации по проектным подразделениям, а только по организациям. Так как программе, да и человеку, не очевидно, на какую статью расходов или подразделение вы планируете потратить такую-то сумму.
• В бюджете отражены только те показатели, которые есть в анализе бизнеса, т. к. нельзя запланировать то, что мы потом не сможем отследить по факту. Поэтому сначала нужно настроить показатели бизнеса, а потом уже ставить планы и формировать бюджет.
• Планирование в 1С:УНФ — это не бюджетирование в классическом виде, а плановая модель трёх отчётов — прибыль и убытки, движение денежных средств и баланс.

Чтобы настроить планирование, перейдите на вкладку Настройки — Ещё больше возможностей — Компания и в блоке «Планирование» установите галочку в опции «Бюджетирование». Обратите внимание, что там появится информация: «Включение позволяет составлять финансовый план фирмы и контролировать его исполнение».

После того, как мы активировали бюджетирование, в разделе «Компания» в блоке «Развитие бизнеса» появляется опция «Бюджеты», а рядом с ними мы видим «Показатели бизнеса», которые нам и нужно настроить заранее, а именно: Доходы и расходы, Денежный поток, Баланс.

Итак, как правильно настроить показатели бизнеса? Убедитесь, что доходах и расходах у вас отражено всё то же самое, что и в оборотно-сальдовой ведомости. Если у нас есть «Аренда», она должна быть отражена в показателях бизнеса. Если есть зарплата производства как расход, то это тоже должно быть отражено в показателях бизнеса. Это же касается и добавления новых разрезов и статей доходов, которые предварительно нужно добавить в показатели бизнеса. Иначе у нас будет сформирован неправильный отчёт, и мы увидим некорректные данные.

Теперь посмотрим на отчёт «Денежный доход», он же ДДС. Здесь так же должны отображаться все статьи, которые заведены в программе.

В этом отчёте есть 4 контура:

• операционная деятельность — здесь отражается всё, что относится к нашим обычным повседневным платежам и поступлениям: выплата зарплат, оплата поставщику и пр.
• инвестиционная деятельность — покупка оборудования, помещений или даже готового бизнеса и пр.
• финансовая деятельность — это наши кредиты, займы, возвраты кредитов, получение дивидендов и пр.
• перемещения — сюда также можно добавлять внутренние перепродажи.

В отчёте «Баланс» так же должно быть отражено всё, что есть в оборотно-сальдовой ведомости; то, что остаётся в активе или пассиве после закрытия месяца. По этому отчёту можно проверить, как обстоят дела, следующим образом: если в «Анализе бизнеса» при проверке баланса отображается 0, то у нас всё хорошо. Если есть какие-то цифры, значит есть какие-то расхождения.

Поэтому, прежде чем перейти к планированию, убедитесь, что у вас всё настроено и готово для этого.

Будет интересно

 — Как планировать продажи в 1С:УНФ в разных разрезах

 — 5 фишек 1С:УНФ, которые сэкономят вам деньги

 — Как начислить зарплату в 1С:УНФ 3.0 при сдельной оплате труда?

 — 4 уютных кейса на 1С:УНФ — автоматизация магазинов для ремонта и товаров для дома

 — Как с помощью всего одного отчёта в 1С:УНФ и 1С:Рознице 3.0 найти аутсайдеров и лидеров продаж