Зачем вообще учитывать расходы
Учет нужен для одной цели — чтобы принимать правильные управленческие решения. Точно учитывать и классифицировать расходы нужно, чтобы видеть:
-
чистую прибыль;
-
валовую прибыль;
-
маржинальную прибыль;
-
EBITDA — прибыль до налогов, процентов по кредиту и амортизации.
Термин EBITDA начали применять в 70-х годах, но первый похожий подход появился еще в 30-х в Америке. Была Великая депрессия, нужно было создать занятость — начали строить дороги, мосты, огромные инфраструктурные объекты. Но, если считать их честно, с амортизацией и стоимостью денег, они вообще никогда бы не окупились. Никогда. Экономически — полный абсурд. Поэтому придумали показатель, который исключал амортизацию и проценты по займам. И — о чудо! — проекты вдруг стали выглядеть нормально.
Вот почему так важно правильно выделять расходы и понимать, что именно вы включаете в свои расчеты прибыли.
Кроме абсолютных цифр, учет позволяет сегментировать финансовый результат по проекту, сделке, подразделению, направлению бизнеса, территории, торговому агенту, клиенту, номенклатуре, то есть понять, на чем именно вы зарабатываете и где теряете.
Пример из практики: есть торговая компания, в ней работает торговый агент на какой-то территории. Валовой прибыли (выручка минус себестоимость товаров) не хватает даже на зарплату этого агента. Значит, либо нужно резко увеличивать объем продаж, либо закрывать направление. Но увидеть это можно, только если правильно сопоставить все расходы с объектом — этой территорией.
Почему классификация расходов меняет все
Расскажу случай из своей практики. Была компания, которая долгое время несла убытки. Она пыталась с этим бороться, но убытки никуда не уходили. И вот мы начали менять классификацию расходов: перемещали амортизацию, электроэнергию из одних статей в другие. И компания вдруг стала «прибыльной». Она протянула несколько лет благодаря этому. Потом все равно обанкротилась — но масштаб цифр позволял показывать прибыль там, где ее не было. Это я рассказываю не для того, чтобы вдохновить вас на манипуляции, а чтобы показать: классификация расходов реально меняет результат.
Другой пример — компания Voosh, которая сдает в аренду самокаты и постоянно покупает новые. Самокаты дешевые, основными средствами по бухучету не считаются. И вот в зависимости от того, как классифицировать эти покупки — как расходы периода или как часть капитала — компания либо прибыльная, либо убыточная. По бухучету — убытки. По управленческому — прибыль. Все зависит от подхода.
Нет единых правил. В каждой компании нужно смотреть на конкретику, на задачи, которые стоят перед ней. Даже одна и та же статья может совершенно по-разному отражаться в разных бизнесах.
Расход ≠ оплата. И расход ≠ затрата
Расход и оплата — разные вещи
Мы сейчас говорим про метод начисления, а не кассовый метод. Разберем на примере.
Допустим, вы купили надувной бассейн в 2025 году перед сезоном за 50 000 руб. И оплатили его в октябре 2025 года — тоже 50 000 руб. перевели поставщику. Вопрос: это уже расход?
Нет. Ни в момент покупки, ни в момент оплаты.
Расход — это уменьшение стоимости активов компании, направленное на получение финансового результата. А пока бассейн лежит у вас, он — актив. Вы еще не знаете, что с ним будет. Может, поставите в апартаменты и будете сдавать. Может, он окажется дырявым и вы его спишете. Может, подарите собственнику как дивиденды, бывает всякое. А может — продадите. В нашем примере бассейн продали в апреле 2026 года. Вот именно тогда он стал расходом, спустя почти год после покупки.
Расход — это не когда вы заплатили. Расход — это когда актив выбыл безвозвратно с целью получения финансового результата.
Расход и затрата тоже разные вещи
Затрата — это превращение одного вида активов в другой. Вот простой пример: купили сталь и передали на производство болтов. Из актива «сталь» получили актив «болт» или «незавершенное производство». Выбытия не произошло — просто один актив превратился в другой.
Болт станет расходом, только когда его продадут. Но он может быть потерян, списан как некачественный, использован внутри компании — тогда расход учитывается по-другому.
То есть затрата — это промежуточное состояние актива на пути к тому, чтобы стать расходом.
Классификация расходов
Давайте разберем, что именно является расходами, а что — нет.
Что является расходами
Себестоимость продаж. Возникает в момент продажи, а не в момент производства — важный нюанс. Вы произвели болт — это еще не расход. Вы его продали — вот тогда появляется себестоимость продаж. Аналогично с услугами: вы копили затраты на 20-м счете, программист писал код, строитель делал отделку — это все незавершенное производство. Оформили акт выполненных работ — вот тогда накопленные затраты списываются в себестоимость.
Прямые расходы на сделку. Это расходы периода, но они однозначно привязаны к конкретной сделке. Например, доставка до клиента. Есть конкретный заказ покупателя — и вы указываете в накладной, что эта доставка относится именно к нему. Это не себестоимость, но это расход на сделку. Очень актуально для маркетплейсов: хранение, доставка конкретного товара — это отдельная аналитика по каждой сделке.
Коммерческие расходы. То, что перестает существовать, если нет продаж. Например, агентское вознаграждение — нет продаж, нет агентского. Расходы на маркетинг тоже сюда.
Управленческие расходы. То, что будет и так, даже если продаж ноль. Аренда офиса — была и будет. Зарплата административного персонала — аналогично. С точки зрения 1С:УНФ коммерческие и управленческие расходы ведут себя абсолютно одинаково. Это просто разные счета для разной аналитики.
Прочие расходы. Курсовые разницы, проценты по кредитам — то, что не относится к основному виду деятельности. Продали станок, который использовали в производстве, — это прочие доходы/расходы. Удобно считать отдельно, чтобы можно было вычленить показатель EBITDA. Особенно актуально сейчас, когда ставки высокие: бизнес может быть хорошим, но проценты по кредиту съедают всю прибыль.
Что НЕ является расходами (хотя часто путают)
Себестоимость произведенной продукции. Пока не продали — не расход. Продукция — это актив на складе.
Дополнительные расходы при поставке. Документ в 1С называется «Дополнительные расходы», но по факту это затраты. Купили сервер в Китае и заплатили 100 000 руб. за доставку. Эти 100 000 руб. войдут в стоимость сервера и станут расходом, только когда вы его продадите.
Стоимость запасов. Купили товар, положили на склад — это актив, не расход. Купили машину для проката — тоже актив.
Незавершенное производство. Пока не завершили проект — все, что вы вкладываете, отражается на 20-м счете. Строите апартаменты — миллион сто двадцать висит на стройке. Закончите, оформите акт — тогда это станет стоимостью готового объекта. Еще не расход.
Пример с транспортными расходами из реальной практики: компания перевозила товары между двумя своими складами — из Калининграда в Москву. Она списывала это как коммерческие расходы. Пришла налоговая и говорит: нет, это перемещение внутри компании, вы должны включать это в стоимость запасов. Расходы — 5 млн в месяц. Несколько месяцев бились, чтобы отстоять свою позицию. В итоге отстояли — и аудиторам хорошую премию заплатили. Вот какова цена неправильной классификации.
Как отражать расходы в 1С:УНФ
Теперь давайте перейдем к практике. Разберемся, какие документы используются в 1С для отражения разных видов расходов.
Приобретение услуг
Оформляется через приходную накладную, на вкладке «Услуги». Также можно через авансовый отчет.
Важный момент: одна и та же услуга может быть совершенно разным расходом в зависимости от настройки счета учета. Возьмем услугу программирования 1С. Казалось бы, очевидно — управленческий расход. Но, если вы IT-компания и покупаете программирование для разработки продукта, который потом будете продавать, — это можно отнести на 20-й счет. Тогда это затрата в незавершенном производстве, а не расход периода.
А вот услуги по маркетингу — сразу коммерческий расход, потому что мы используем их для получения финансового результата в конкретном месяце. В апреле купили услугу по маркетингу — в апреле это расход.
Куда относится расход, определяет счет учета на вкладке «Счета учета» в документе. Это ключевая вкладка, на которую нужно обращать внимание.
Дополнительные расходы
Документ так и называется — «Дополнительные расходы». Удобнее всего вводить на основании приходной накладной. Сюда относится, например, доставка товаров от поставщика.
Несмотря на то что в документе может быть указан счет коммерческих расходов, проводка пойдет не туда — она автоматически увеличит стоимость материалов или товаров, которые приехали. Документ специальный, он так и работает. Это не расход — это включение в стоимость актива.
Агентское вознаграждение и расходы из кассы
Бывает ситуация, когда оплата и оказание услуги происходят в один момент. Тогда расход равен оплате. Это документы «Расход из кассы» или «Расход со счета» с видом операции «Прочие».
Классический пример: грузчик поднял мебель на этаж — вы ему тут же заплатили наличными. Момент оплаты и момент оказания услуги совпали. Или некто помог с продажей заказа покупателю — вы платите агентское вознаграждение. Сразу платите — сразу расход.
Списание материалов
Оформляется через документ перемещения. Два варианта:
Первый: инструмент идет в производство. Указываете подразделение-получатель, операцию «Перемещение». Материал попадет на 20-й счет и войдет в себестоимость продукции.
Второй: материалы списываются как расход периода. Например, моющие средства и туалетная бумага потрачены на уборку апартаментов. Это расходы текущего месяца.
Здесь же выбираете счет затрат — коммерческие, управленческие — и указываете подразделение, на которое списываете.
Инвентаризация и списание недостач — важный нюанс
Частая ситуация: провели инвентаризацию — не хватает, например, одного рулона туалетной бумаги, одного моющего средства. Делаете списание на основании инвентаризации. И по умолчанию в программе стоит счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Счет 94 — НЕ счет расходов. Если у вас там что-то висит, это не уменьшает прибыль компании. Он нужен для принятия решения: что дальше делать с этой недостачей? Два варианта — удержать из зарплаты кладовщика (он потерял) или списать на убытки компании.
Пока вы решаете — сумма отражается на 94-м счете. Потом либо через документ «Операция» переносите на 91-й счет (убытки), либо сразу в документе списания выбираете нужный вариант.
Бывает, что миллионы рублей «висят» на счете 94. Это реальные убытки, которые не уменьшали прибыль просто потому, что никто не разобрался с этим счетом.
Начисление зарплаты
Еще один важный момент, на котором можно споткнуться.
В 1С:УНФ есть два вида документов-оснований для расходов по зарплате: «Сдельный наряд» и «Начисление зарплаты».
Сдельный наряд — это производственная операция. Зарплата идет на 20-й счет, в незавершенное производство, то есть это затрата, не расход.
Начисление зарплаты — здесь вы выбираете, куда отнести: коммерческие расходы, управленческие, на конкретное направление деятельности, проект или сделку.
Привязать зарплату к конкретному заказу покупателя можно, только если включено резервирование запасов. Казалось бы — при чем здесь зарплата и резервирование запасов? Но так устроена программа. Включите резервирование — появится возможность указывать заказ покупателя в документе начисления зарплаты.
Практический пример: компания по управлению апартаментами
Покажу, как все это работает в реальном бизнесе. Компания PAVLOV занимается управлением апартаментами.
Задача: вести учет доходов и расходов в разрезе апартаментов, направлений бизнеса и услуг. Плюс — отдельно считать расходы на строительство объектов.
Что настроили: каждый доход и расход получил привязку к конкретному апартаменту, направлению и услуге. Зарплату сотрудника можно отнести к сделке по проживанию гостя в конкретном апартаменте — например, улица Павлова, апартамент 1.
Результат: руководство видит финансовый результат не «в целом по компании», а в разрезе объектов — апартамента, услуги и направления — в режиме реального времени.
В этом смысл работы с расходами: не просто посчитать, сколько потратили, а понять — где именно вы зарабатываете и где теряете.
Итоги
Расходы — это не скучная бухгалтерия, а инструмент управления бизнесом. И главное, что нужно держать в голове:
-
Считать нужно все расходы. Если собственник платит с личной карты, такие расходы можно зашифровать кодовым словом (например, в одном казахстанском проекте их называли «аистом»), но учитывать надо.
-
Отражать нужно то, что произошло по факту. Если собственник полетел в Таиланд «в командировку», а по факту в отпуск с семьей — в управленческом учете это дивиденды. Машину починили за счет компании — тоже дивиденды.
-
Расход ≠ оплата. Расход признается по методу начисления, а не в момент движения денег.
-
Расход ≠ затрата. Затрата становится расходом только в момент выбытия актива.
-
Классификация влияет на результат. Одна и та же операция может сделать компанию прибыльной или убыточной в зависимости от того, как ее отразить.
-
Аналитика решает все. Указывайте проект, направление, заказ, подразделение везде, где это возможно, — тогда вы сможете видеть финансовый результат в разрезе объектов.
1С:УНФ дает для этого все инструменты. Главное — правильно настроить и дисциплинированно использовать.
Роман Месяткин · Telegram: @idea_1c
Остались вопросы? С удовольствием ответим!
Бесплатная консультация от группы компаний «Идея»
