Электронные транспортные накладные: работа в сервисе 1С-ЭПД

Изменения в законодательстве

Что становится обязательным с 1 сентября 2026 года

С этой даты все участники перевозок — перевозчики, грузоотправители, грузополучатели — обязаны использовать электронные транспортные накладные (ЭТрН) и электронные заказы-заявки (ЭЗЗ). Электронный заказ оформляется, если между грузоотправителем и перевозчиком нет договора об организации перевозки, а заявка — если договор заключен.

---

---

Что изменится для экспедиторов

С 1 сентября 2026 года в электронный формат переводятся также экспедиторская расписка, складская расписка, поручение экспедитору. Эти документы необходимо будет направлять в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

С 1 марта по 1 мая 2026 года экспедиторам необходимо зарегистрироваться в профильном реестре «ГосЛог». Без выполнения этого условия вести экспедиторскую деятельность будет запрещено.

---

---

Пока форматы экспедиторских документов находятся на стадии разработки. После их утверждения ФНС России фирма «1С» обеспечит их поддержку в продуктах 1С, в том числе в сервисе 1С-ЭПД, который помогает пользователям 1С выполнять требования законодательства.

---

---

Сервис 1С‑ЭПД: решение для всех участников перевозок

Что умеет сервис

1С‑ЭПД запущен в 2022 году, одновременно с ГИС ЭПД, и поддерживает все утвержденные ФНС форматы электронных перевозочных документов для автотранспорта, включая:

• электронную транспортную накладную;
  
• электронный путевой лист;
• электронный заказ (заявку);
• электронный договор фрахтования;
• электронный заказ‑наряд;
• электронную сопроводительную ведомость.

Как работать с документами

Создать любой из перечисленных документов можно из журнала электронных перевозочных документов, нажав кнопку «Создать» и выбрав нужный вид ЭПД.

В ближайшее время обязательными станут электронные транспортные накладные и заказы (заявки). Остановимся на них подробнее.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН): работа в сервисе 1С-ЭПД

Электронная транспортная накладная оформляется, если грузоотправитель привлекает другое юридическое лицо или ИП для перевозки груза, имеющего материальную ценность. Основные участники: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель.

Формат ЭТрН состоит из:

• 4 обязательных титулов:
• Т1 — Оформление;
• Т2 — Погрузка;
• Т3 — Приемка;
• Т4 — Разгрузка.
• 4 опциональных титулов:
• Т5 — Отражение стоимости;
• Т6 — Подтверждение стоимости;
• Т7 — Переадресовка;
• Т8 — Замена водителя/ТС.

Дополнительно могут участвовать экспедитор и склад ответственного хранения.

Разберем основные сценарии работы с ЭТрН. Их четыре: простая перевозка груза, перевозка с участием экспедитора, перевозка со склада ответственного хранения и внутренняя перевозка.

1.  Простая перевозка

Участники: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель.

Порядок заполнения титулов

Т1 («Оформление»)

Заполняет грузоотправитель. В титуле указываются: данные участников, сведения о грузе, сопроводительных документах, водителе и ТС. Для удобства реквизиты сгруппированы по блокам. Можно добавить «иных получателей» (страховые компании, банки и др.), они получат возможность отслеживать статус документооборота, но не будут участвовать в формировании ЭТрН.

После заполнения титул направляется перевозчику на подтверждение.

Т2 («Погрузка»)

Заполняет перевозчик. Он может выбрать подходящий вариант: «Без замечаний» — подтверждение погрузки; «Есть замечания» — указываются проблемы (состояние груза, масса, количество мест и т. п.); «Отказаться от перевозки» — с указанием причины.

После подтверждения погрузки перевозчику становятся доступны опциональные титулы:

• Т7 («Переадресовка») — заполняется при изменении грузополучателя или адреса доставки;
• Т8 («Замена») — при смене водителя, транспортного средства или того и другого.

Т3 («Приемка»)

Заполняет грузополучатель. Он может выбрать вариант: «Принять груз с указанием фактического состояния» или «Отказаться от приемки».

Т4 («Разгрузка»)

Заполняет перевозчик после приемки груза грузополучателем. Ему доступны варианты: «Согласовать выгрузку без замечаний»; «Указать замечания с пояснениями»; «Не согласиться» — с указанием причины.

Опциональные титулы Т5, Т6 («Отражение стоимости», «Подтверждение стоимости»)

Если в процессе перевозки произошли финансовые изменения, то грузоперевозчик может сформировать опциональный титул корректировки стоимости перевозки. Грузоотправитель может подтвердить данные или выбрать вариант «Не согласиться» с указанием причины.

---

---

2. Перевозка с участием экспедитора

Участники: грузоотправитель (экспедитор), заказчик, перевозчик, грузополучатель.

В случае, когда для перевозки груза привлекают экспедитора, возможны два сценария.

Вариант 1: экспедитор не принимает груз во владение. Грузоотправитель и экспедитор заключают договор об организации перевозки груза, который сопровождается поручением экспедитору и экспедиторской распиской. Титул грузоотправителя подписывает заказчик услуги по организации перевозки груза.

Вариант 2: экспедитор принимает груз во владение. В этом случае экспедитор сам становится грузоотправителем.

Порядок заполнения титулов

Т1 («Оформление») заполняет экспедитор. Он отмечает, что грузоотправитель — экспедитор. Заполняет поля: заказчик, реквизиты договора на оказание услуг. Вносит стандартные данные: груз, адрес доставки, водитель, ТС, грузополучатель.

Далее документооборот выполняется по схеме, аналогичной простой перевозке:

• Т2 («Погрузка») — заполняет перевозчик;
• Т3 («Приемка») — заполняет грузополучатель;
• Т4 («Разгрузка») — заполняет перевозчик.

3. Перевозка со склада ответственного хранения

Участники: грузоотправитель, склад ответственного хранения, перевозчик и грузополучатель.

ЭТрН оформляет и подписывает сотрудник склада по доверенности от грузоотправителя.

Порядок заполнения титулов

1. Т1 («Оформление») заполняет сотрудник склада ответственного хранения:

• указывает грузоотправителя;
• ставит галочку «По доверенности за грузоотправителя»;
• заполняет поля: «Составитель документа (склад)», «Реквизиты доверенности (номер, дата)».

Дальнейший обмен ЭТрН аналогичен простой перевозке:

• Т2 («Погрузка») — заполняет перевозчик;
• Т3 («Приемка») — заполняет грузополучатель;
• Т4 («Разгрузка») — заполняет перевозчик.

4. Внутренняя перевозка

Участники: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель (та же организация, что и грузоотправитель).

Этот вариант используется для перевозок между подразделениями одной организации, например между офисами.

Порядок заполнения титулов

В титуле Т1 («Оформление») сотрудник компании:

• выбирает грузоотправителя;
• ставит галочку «Грузоотправитель является грузополучателем», автоматически заполняется поле «Грузополучатель»;
• при необходимости указывает адрес места доставки.

Дальнейший обмен ЭТрН идентичен простой перевозке:

• Т2 («Погрузка») — заполняет перевозчик;
• Т3 («Приемка») — заполняет грузополучатель;
• Т4 («Разгрузка») — заполняет перевозчик.

Доступны опциональные титулы Т5–Т8.

Электронный заказ (заявка): работа в сервисе 1С-ЭПД

С 1 сентября 2026 года заказ (заявка) станет обязательным для оформления в электронном виде. Документ состоит из двух титулов:

Т1 («Оформление») — заполняет грузоотправитель.

Т2 («Подтверждение») — заполняет перевозчик.

Порядок заполнения титулов

1. Титул 1 формирует грузоотправитель, указывая сведения о грузоотправителе и перевозчике, описание груза, адреса пунктов погрузки / выгрузки, а также время и дату перевозки.

2. Титул 2 подписывает перевозчик с указанием информации о подтверждении или отказе от перевозки.

После подтверждения перевозчиком грузоотправитель может создать ЭТрН на основе заказа (заявки), данные из которых автоматически перенесутся в накладную, повторно вводить информацию не потребуется.

Дополнительные возможности сервиса 1С‑ЭПД

Настройки дополнительных реквизитов

Функция позволяет расширить перечень обязательных реквизитов ЭПД с учетом специфических потребностей бизнеса.

Чтобы настроить дополнительные реквизиты, нужно:

1. Открыть журнал электронных перевозочных документов.
2. Нажать «Еще» → «Настройки дополнительных реквизитов».
3. Нажать «Создать» и заполнить форму:
   • Контрагент (опционально), если реквизит нужен только для конкретного контрагента;
   • Тип документа (ЭТрН);
   • Группа данных (например, титул грузоотправителя);
   • Идентификатор информации;
   • Обязательность заполнения (галочка);
   • Название реквизита на форме ЭТрН;
   • Тип данных и их параметры (например, строка с указанием длины).
4. Нажать «Записать и закрыть».

Результат: дополнительный реквизит появится в нижней части ЭТрН.

Групповая отправка титулов

Функция позволяет заполнить и отправить сразу несколько титулов ЭПД.

Как использовать

Необходимо нажать кнопку «Групповая отправка» — откроется мастер из четырех шагов.

Шаг 1: выберите титул для заполнения и отправки, организацию, период (опционально). Сервис поддерживает массовое подписание титулов 2, 3, 4, 5 и 6 в электронном путевом листе и титулов 2 и 4 в электронной транспортной накладной.

Шаг 2: отметьте галочками документы из списка, для которых нужно заполнить или отправить данные. Если в документе уже есть заполненные данные, например медработник, вид медосмотра, их можно оставить без изменений.

Шаг 3: укажите данные для заполнения титула. Чтобы не перезаполнять существующие данные, снимите галочку с пункта «Перезаполнить реквизиты». Для обновления данных поставьте галочку и введите новые значения.

Шаг 4: выполните проверку. При ошибках статус отправки будет «Ошибки заполнения» — исправьте их и повторите отправку. При успешном выполнении статус изменится на «Отправлено».

Результат: групповая отправка титулов экономит время при массовом документообороте, повышает удобство заполнения данных и обеспечивает наглядный контроль статуса отправки.

Мобильное приложение 1С‑ЭПД: краткое руководство

Мобильное приложение предназначено для работы с электронными транспортными накладными и электронными путевыми листами. Мобильное приложение реализовано для платформ Android и iOS. В нем поддержана работа для сотрудников с ролью водитель, медик, механик.

Как подключить

1. В информационной базе в журнале электронных перевозочных документов нажмите «Еще» → «Взаимодействие с мобильным приложением».

2. В журнале мобильных устройств нажмите «Подключить» — откроется форма подключения, в которой нужно заполнить данные.

3. Нажмите «Сгенерировать код» и передайте код пользователю мобильного устройства.

Как пользователь подключает приложение

1. Скачивает приложение на свое устройство из магазина приложений.
2. Вводит полученный код.
3. Подтверждает подключение организации кнопкой «ОК».

После этого пользователь может работать с электронными транспортными накладными и электронными путевыми листами в мобильном приложении 1С‑ЭПД. 

При подготовке статьи использованы материалы доклада эксперта 1С Ольги Лаврентьевой в рамках Единого онлайн-семинара 1С.