ЭДО в 1С: как организовать обмен электронными документами с контрагентами быстро и эффективно

ЭДО в 1С

Если у вас есть программа 1С, значит, все готово к переходу на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО).

Для пользователей программ 1С бесплатны регистрация любого количества организаций в качестве участника ЭДО у одного или нескольких операторов, все входящие документы от контрагентов и до пяти комплектов исходящих документов ежемесячно. Если по ЭДО ваша организация преимущественно получает документы от своих контрагентов и совершает единичные отгрузки, то в программах 1С сервис «1С-ЭДО» будет для вас бесплатным.

Стоимость отправки последующих комплектов зависит от объема трафика и условий оплаты. Подробнее о тарифах «1С-ЭДО» смотрите здесь.

Начало работы

Для начала работы с ЭДО нужно установить криптопровайдер и получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководителя. Криптопровайдер — программное обеспечение для шифрования и подписания документов. КЭП — цифровой аналог собственноручной подписи. Ее бесплатно выпускает Федеральная налоговая служба (пункты выдачи КЭП ФНС России). Нужно только отдельно приобрести сертифицированный токен, чтобы на него записать сертификат. Эти три инструмента составляют основу, позволяющую начать использовать ЭДО на предприятии.

Взаимодействие с контрагентами

Для обмена электронными документами с контрагентами нужно знать, используют ли они ЭДО. Программа 1С упростит ваше взаимодействие, даже если вы располагаете ограниченными сведениями по состоянию вашего контрагента в ЭДО. В карточке контрагента в вашей программе 1С можно посмотреть, есть ли ваш контрагент в ЭДО и услугами какого оператора ЭДО он пользуется.

Отправка приглашений контрагентам

В 1С можно гибко подойти к отправке приглашений контрагентам. Если стоит задача одномоментно перейти на ЭДО, можно отправить приглашения сразу всем контрагентам, которые есть в справочнике в 1С. При этом, если программа не найдет данные по учетным записям, можно отправить приглашение на электронную почту.

Есть и другой вариант — отправка приглашений только определенным контрагентам, которые, например, участвуют в конкретной сделке. Когда дело доходит до закрывающих документов, можно отправить приглашение, в том числе вместе с уже сформированными учетными документами с помощью команды «ЭДО».

Соглашение об ЭДО

Заключение соглашения — это необязательная часть взаимодействия с контрагентами, но оно поможет:

• указать используемые учетные записи;

• закрепить список видов документов для обмена;

• утвердить порядок обмена неформализованными документами, например в пакете с формализованными.

Отсутствие соглашения не влияет на юридическую силу электронных документов. Достаточно подписать документ КЭП, чтобы его считали юридически значимыми.

Тем не менее заключение соглашения — это регулярная практика. Из наличия соглашения или пункта об ЭДО в договоре с контрагентом можно получить выгоду и заранее урегулировать вопросы, связанные с обменом электронными документами. Например, можно зафиксировать учетные записи, которыми пользуетесь вы и ваш контрагент. Это особенно полезно, если у сторон их несколько.

Важно, чтобы учетная программа следовала вашей бизнес-логике. В настройках взаимодействия с тем или иным контрагентом можно снять галочки с документов, которыми вы не планируете обмениваться. И программа не будет для непомеченного учетного документа создавать электронный. В случае ошибки сотрудника и попытки создать электронный документ, сделать это ему не удастся без внесения изменений в регламент.

Операторы ЭДО и роуминг

Важную роль в процессе обмена электронными документами играют операторы ЭДО. Это коммерческие компании, которые обеспечивают безопасную передачу, хранение, юридическую защиту электронных документов. Ранее выбор оператора ЭДО мог создавать сложности, особенно если вы и ваши контрагенты пользовались услугами разных операторов. Однако с появлением роуминга эта проблема была решена.

Роуминг — это механизм взаимодействия операторов между собой, который позволяет компаниям обмениваться документами независимо от того, с каким оператором работают они и их контрагенты.

Раньше для настройки роуминга требовалось время: нужно было оформить бумажное заявление, подписать его у руководителя компании, заявления имели ограниченный срок действия, их нужно было оформлять заново. Теперь роуминг стал незаметной для пользователей процедурой. Благодаря межоператорскому взаимодействию роуминг осуществляется автоматически.

Если все же потребуется оформить заявление на подключение, оно будет составляться не в бумажном, а в электронном виде и быстро рассматриваться.

Машиночитаемые доверенности

Если задачи работы с ЭДО руководителю нужно передоверить сотрудникам, то не обойтись без машиночитаемой доверенности (МЧД). Это юридически значимый документ, который позволяет сотрудникам подписывать и отправлять электронные документы от имени компании, используя личную электронную подпись. Использование таких доверенностей экономит время и повышает прозрачность и безопасность ЭДО компании.

В программах 1С поддерживается полноценная работа с МЧД. Их удобно создавать прямо в программе и отзывать. Можно контролировать полномочия при подписании как внутренних документов, так и полученных от контрагентов. Реализован выпуск сертификатов физического лица для работников.

Все данные по МЧД предприятия и контрагентов хранятся в одном месте.

Формат электронной подписи CAdes-T

Особый формат подписи CAdes-T содержит ответ сервера штампов времени. Он устанавливается в настройках по умолчанию, как и данные серверов меток времени.

Ответ сервера штампа времени в файле электронной подписи позволяет доподлинно определить, в какой момент времени был подписан документ.

Применение такой подписи особенно важно при работе с «длинными» сертификатами физлиц, когда срок действия сертификата и ключа электронной подписи отличаются.

По законодательству, если подпись не содержит метки времени и на момент проверки срок ключа электронной подписи истек, то признать юридически значимым подписанный этой подписью документ нельзя. Поэтому без важных причин не стоит менять в программе тип подписи, настроенный по умолчанию.

Легкий интерфейс

Интерфейсы ЭДО в программах 1С разрабатывались с учетом удобства пользователей. Они интуитивно понятны, позволяют быстро освоить основные функции — подписание, отправку, получение документов.

Повышенным удобством применения отличается легкий интерфейс, особенно при использовании вместе с легкими карточками электронных документов.

У легкого интерфейса есть функции, которые отличают его от расширенного. Легкий интерфейс позволяет отправлять и получать приглашения, не переключаясь между окнами, сортировать документы по дате получения, чтобы не пропустить новые, все нужные команды в нем доступны по клику.

Массовые рассылки контрагентам

Если потребуется отправить документ, например письмо о смене реквизитов, всем контрагентам, подключенным к ЭДО, это можно сделать в программе просто по нажатию кнопки «Массовая отправка файлов».

В качестве отправителя нужно выбрать свою организацию, в качестве получателя — одного или нескольких контрагентов, затем загрузить файлы. Если в этом списке есть формализованные XML-файлы, то программа еще и построит к ним визуализацию, проверит формат и уведомит, что файлы загружены. Эти электронные документы появятся в разделе «Исходящие», останется их подписать и отправить.

Заполнение xml дополнительными сведениями

В ЭДО часто используются дополнительные данные, которые не предусмотрены форматами ФНС, например даты и номера заказов, партий и спецификаций — любые сведения, которые могут потребоваться контрагенту.

Заполнение дополнительных полей — это стандартный функционал для «1С-ЭДО». Он настраивается в конкретном исходящем электронном документе в разрезе контрагентов.

Можно автоматизировать и прописать формулы, чтобы программа сама выбирала из учетных данных определенные дополнительные сведения и включала их в электронный документ в момент отправки. Реализован и другой вариант — заполнять сведения каждый раз вручную.

Отправка электронных документов из печатных форм

Многие электронные документы имеют утвержденные форматы ФНС. Но есть и неформализованные, они формируются согласно установленным пользователем настройкам — в собственном формате 1С (CML 2.08) или произвольным файлом. Также всегда можно оперативно отправить PDF из печатной формы. Это применимо для документов, у которых нет строгого формата.

Выборочное получение документов по организации

Пользователи «1С» могут отправлять и получать документы по выбранной организации или учетной записи. В одном интерфейсе, в одном списке вы видите электронные документы, поступающие всем организациям группы компаний. Можно выполнять выборочный обмен не только по организации, но и по конкретному идентификатору. При этом будет выводиться окно для выбора юридического лица.

Обновление конфигурации

Встроенный в решения 1С ЭДО постоянно развивается. Появляются новые форматы документов, расширяются функциональные возможности, исправляются ошибки. Все это делается для того, чтобы повысить удобство и эффективность работы пользователей, а также обеспечить изменяющиеся требования законодательства.

Важно работать в актуальных версиях программ. Это позволяет использовать новые функции и гарантируют корректную работу программы в соответствии с актуальными требованиями законодательства.

«1С:Клиент ЭДО» в сервисе «1С:Фреш» — для тех, кому нужен только ЭДО

Тем, кто хочет быстро и просто настроить ЭДО, без использования учетных систем, установки дополнительного ПО, привязки к рабочему месту и в максимально короткие сроки, стоит воспользоваться конфигурацией «1С:Клиент ЭДО» в сервисе «1С:Фреш».

Несмотря на простоту старта, конфигурацию «1С:Клиент ЭДО» отличают те же возможности и преимущества, которые есть и в старших программах 1С. При использовании «1С:Фреш» можно все действия совершать через интернет, достаточно войти в систему. Получить доступ к продукту просто:

• зарегистрируйтесь в сервисе «1С:Фреш» и добавьте «1С:Клиент ЭДО» в список приложений;

• выполните три шага настройки программы — и можно отправлять первый электронный документ.

Тарифы на ЭДО для начинающих

Специально для начинающих пользователей ЭДО в 1С предусмотрены особые тарифы: «Старт ЭДО» и «Клиент ЭДО». Они позволяют обмениваться электронными документами, входящие — бесплатно и без ограничений.

По тарифу «Клиент ЭДО» в сервисе «1С:Фреш» пользователь получает 20 комплектов исходящих электронных документов и возможность работать через браузер, не создавая собственную инфраструктуру.

По тарифу «Старт ЭДО» пользователь бесплатно получает 20 комплектов исходящих документов в месяц. При этом комплект — это не один электронный документ, а два неформализованных электронных документа и один документ счет-фактура или универсальный передаточный документ, включающий счет-фактуру. Также ему доступен один сертификат электронной подписи и заполнение карточек контрагентов.

Дорожная карта по переходу на «1С-ЭДО»

1. Установите криптопровайдер, получите КЭП юридического лица или ИП для руководителя, а также электронные подписи физического лица для сотрудников.

2. Настройте конфигурацию для работы с ЭДО — создайте ID-ЭДО, опционально — МЧД.

3. Сообщите контрагентам о переходе на ЭДО, направьте им приглашения.

4. Выполните точечные настройки отправки и получения для контрагентов.

5. Приступайте к обмену электронными документами.