Автоматизация стартапа по продаже товаров из Китая на маркетплейсах

О компании: индивидуальный предприниматель, который занимается розничной торговлей. Товары заказывает в Китае, а продаёт в России через маркетплейсы.

С какими проблемами столкнулся предприниматель?

Ассортимент постоянно расширялся и стало трудно вести учет. Используемые программы и таблицы не справлялись с задачами, а потому у сотрудников уходило много времени на операционные задачи. Проблем было много, остановимся на основных:

Ценообразование. Чтобы продавать товар из Китая, нужно решить вопросы, связанные с доставкой, растаможкой, хранением и пр. Все эти факторы влияют на цену товара и должны учитываться при формировании цен на продукцию. Но с этим были проблемы, а потому иногда продукция продавалась в убыток.

Учёт товара. Со временем на складе стало очень много SKU, и существующие программы уже не могли качественно справляться с хранением и обработкой информации. В итоге не было четкого понимания, сколько товара есть фактически и как управлять запасами.

Взаиморасчёты с контрагентами. Финансовая информация хранилась в различных таблицах, которые никак не синхронизировались между собой. Взаиморасчёты велись в валютах двух стран. В итоге, никто в компании точно не знал, где деньги, сколько и кому надо заплатить, приходилось постоянно пересчитывать стоимость услуг в зависимости от курсов валют.

Организация процесса продаж. Разрозненная информация совершенно не способствовала тому, чтобы процесс продаж был прозрачным и эффективным. Когда приходили новые сотрудники им приходилось очень долго разбираться, чтобы начать работать. В итоге, общая эффективность рабочих процессов сильно страдала.

Принятие управленческих решений. Как можно управлять и принимать стратегические решения в ситуации, когда ты совершенно запутался в исходных данных и никто из твоих сотрудников не может ответить на вопросы. В итоге, сотрудники начали бояться брать ответственность на себя при принятии решений, затягивали со сроками предоставления отчетов, а руководство не могло своевременно давать поручения.

Деньги. А мы вообще работаем на прибыль? Сколько денег на счетах? Куда вложены активы? Сколько у нас финансовых обязательств? У руководства компании не было ответов на такие важные вопросы. А все потому, что отсутствовал регламент подготовки основных финансовых отчетов: «Отчет о движении денежных средств», «Отчет о доходах и расходах», «Управленческий баланс».

Решение: минимизировать рутину и выстроить прозрачную систему контроля за товарами, логистикой и финансами

Разобравшись в основных задачах и бизнес процессах, партнёр 1С «Айтон» предложил автоматизировать бизнес-процессы с помощью 1С:УНФ.

Весь процесс закупки продукции в Китае с последующей продажей на маркетплейсах в России можно представить в виде схемы.

На каждом этапе есть свои сложности и нюансы, которые нужно учитывать. Рассмотрим основные моменты, которые удалось решить благодаря внедрению 1С:УНФ в деятельность компании.

Этап 1. Заявка на товар

На данном этапе сотрудники нашего клиента должны проанализировать, какие товары закончились на складе и сформировать заказ поставщику в Китае. Сложность заключалась в том, что данный запрос приходилось формировать сначала на русском языке, а потом переводить его на английский язык. Благодаря автоматизации нам удалось сделать так, чтобы сформированный на русском языке заказ автоматически можно было перевести на английский и тут же, не выходя из системы 1С:УНФ отправить в формате pdf на почту партнеру.

Этап 2. Подписание договора и оплата

После того, как партнеры в Китае подтверждают наличие товара и дают согласие на отгрузку, нужно заключить договор и оплатить счёт. Счёт чаще всего выставляется в юанях. А из-за того, что курсы валют могут отличаться, возникает необходимость постоянной конвертации. Мы автоматизировали этот процесс, подключив возможность перерасчета цен с учетом курса валют. Теперь менеджеры каждый день видят актуальные цены в CNY, EUR и USD.

Кроме того, в отчётах теперь можно отслеживать денежные передвижения в разрезе разных валют.

Этап 3. Сборка заказов в Китае и приемка в РФ

Партнёры в Китае собирают заказ и отправляют его в Россию, используя собственные технологии сборки, учета и маркировки. Это крайне неудобно т.к. в содержимом пришедшего груза невозможно разобраться, пока не вскроют коробки.

Раньше отдельный сотрудник формировал этикетки со штрих-кодами, которые наклеивали на товар в Китае, чтобы потом его легко было идентифицировать. Теперь штрих-код формируется автоматически прямо в 1С:УНФ, и он сразу содержат в себе информацию о наименовании и количестве товаров.

Эти штрих-коды отправляются партнёрам в Китай до начала сборки заказа и наклеиваются при сборке заказа прямо на складе в Китае. В Россию приходят уже маркированные коробки, которые легко распределить по нужным местам на складе, а также соотнести количество пришедшего товара заказанному и провести сверку.

Расхождение по товарам контролируется с помощью специальных ручных сканеров, которые считывают информацию и заносят её в приходную накладную с учетом расхождения. Если по каким-то позициям есть недостаток, в сводной таблице они подсветятся красным цветом. Теперь можно сразу сформировать отчёт о количестве недостающего товара и отправить его партнёру в Китай, чтобы с той стороны произвести перерасчёт.

Этап 4. Расчёт себестоимости

Заказ товаров из Китая связан со множеством операций по упаковке, хранению, логистике, и т.д. В цену товара также добавляются налоги и пошлины и всё это значительно увеличивает итоговую себестоимость товаров.

При продаже на маркетплейсах в России важно учитывать все эти расходы, чтобы не работать в убыток и продавать товар по адекватным ценам. Для этого реализовали возможность расчёта себестоимости каждой единицы товара, которая учитывает все расходы и налоги. Это позволит в последующем применить метод юнит-экономики и рассчитать доходность от каждого проданного товара.

Этап 5. Отправка товара на склад маркетплейса

Чтобы отправить товар на склад маркетплейса, нужно на каждый артикул нанести специальный штрих-код, который позволит вести учёт по товару на складе маркетплейса. Затемштрих-коды нужно предварительно зарегистрировать и закрепить за своими товарами в личном кабинете маркетплейса.

Для этого в 1С:УНФ теперь формируются уникальные штрих-коды для каждого из артикула и передачи данных сведений в расходной накладной для маркетплейса. Это значительно упрощает и ускоряет процесс приемки товара маркетплейсом и учёт по нему.

Чтобы компания могла продавать на маркетплейсах товары в наборах, реализовали механизм формирования набора, который позволяет добавлять в один набор разные товары, рассчитывать стоимость набора исходя из стоимости каждого товара в отдельности с учетом упаковки, а также формировать уникальные штрих-коды для наборов.

Этап 6. Отчёты

Когда товаров стало очень много, возникли трудности с отслеживанием финансовых показателей. Правильно настроенные отчёты помогают разобраться с основными финансовыми метриками.

Проблема: Много денег вложено в товар, который хранится на собственном складе и складах партнеров. Нет чёткого понимания о том, на какие суммы и на каких складах находится товар.

Решение: Настроили работу отчёта по запасам – теперь всё видно до копейки.

Проблема: Компания работает с несколькими торговыми площадками, но не всегда понимает результаты продаж в разрезе каждой из них и сумму комиссии, которую удерживают маркетплейсы по итогам продаж.

Решение: Настроили работу отчёта «Расчеты с маркетплейсами». Теперь отслеживать эффективность работы торговой площадки не так и сложно.

Проблема: Компания продаёт множество товаров и постоянно расширяет свой ассортимент. В такой ситуации важно понимать, какой товар является наиболее рентабельным.

Решение: Настроили отчёт «Валовая прибыль по номенклатуре». На примере данного отчета представлена декомпозиция до артикулов. Аналогичные отчеты можно настроить в разрезе категорий номенклатуры, заказов и т.д.

Проблема: Данных, которые влияют на эффективность бизнеса много, но все они находятся в разных местах. Часто бывает так, что в конце отчетного периода что-то не сходится. В итоге у руководства нет целостного понимания и базы для принятия управленческих решений.

Решение: Настроили отчётность в соответствии с нормами управленческого учета и навели порядок в финансах. Теперь доступны отчеты: «Доходы и расходы», «Денежный поток» и «Баланс».

Источник: Дзен компании «Айтон»

Будет интересно:

– Как поставщику упростить взаимодействие с контрагентами в сервисе 1С:Бизнес-Сеть
– Товарные рекомендации – новое расширение для облачной 1С:Розницы и 1С:УНФ 3.0
– Автоматизация магазина подарков: 40 000 товаров, 350 поставщиков и одна «1С:УНФ»