«Камневеды» — сеть из трех магазинов камней, самоцветов, украшений из натуральных камней, минералов, метеоритов и окаменелостей. Компания добывает образцы самостоятельно в экспедициях, а также закупает у поставщиков. Продукция продается в магазинах в Москве и на сайте. В штате — 30 человек.
Потребность в автоматизации
Компания использовала программу «1С:Управление торговлей» в сервисе «1С:Аренда ПО». Но многими типовыми функциями сотрудники не пользовались, потому что в системе было много доработок. В деятельности магазинов назрел комплекс проблем:
- документы оформлялись долго и проблематично, поскольку персонал мог работать в программе только с правами администратора;
- при автоперемещении терялись заказы;
- были трудности в работе с картами лояльности, промокодами, сертификатами;
- бухгалтерия и аналитика велись в Excel.
Реализация проекта
Разграничение прав для пользователей
В ходе реализации проекта по автоматизации был существенно переработан справочник, чтобы группам сотрудников было удобнее работать.
Права работников были разграничены:
- Администраторы: доступны все функции программы.
- Отдел доставки: доступ только к разделам «Продажи» и «Склад и доставка».
- Продавцы: доступ к разделу «Рабочее место кассира», могут просматривать и редактировать документы в разделе «Заказ клиента».
- Отдел закупок: доступ к разделам «Продажи», «Закупки», «Склад и доставка», «Казначейство» могут просматривать документы в разделе «Заказ клиентов».
- Отдел фотографов: доступ к разделу «Номенклатура» могут загружать и редактировать фотографии товаров.
Сокращены ручные операции в блоке «Продажи»
Теперь, если заказ приходит с сайта и в нем заполнены поля «Контакт тел.», «Контакт ФИО» и «Контакт e-mail» из вкладки «Доставка», то поле «Клиент» во вкладке «Основное» заполняется автоматически. Если такого клиента нет, создаются карточки и поле «Клиент» во вкладке «Основное» заполняется автоматически.
При перемещении со складов заказы не пропадают
Был изменен порядок автоматического перемещения заказов между складами. Теперь к пользователю привязан тот склад, который заполняется при формировании документа автоматически. Больше нельзя закрыть заказ, если в нем есть непринятые перемещения.
Перемещение заказа по разным складам теперь легко проверить.
Сотрудники подразделений привязаны к складам, чтобы нужный склад автоматически отображался в документе. Реализовано цветное обозначение складов и возможность выделять склад, как место назначения товара. Это сделало эффективнее отчет «Состояние обеспечения заказов». Была настроена ордерная система хранения складов.
Повышена эффективность работы кассиров
Была налажена работа с картами лояльности, промокодами, сертификатами. Подключили эквайринг, ручной труд сведен к минимуму.
Теперь информация по бонусному счету и продажам доступная в разделе «Рабочее место кассира» по номеру карты лояльности. Есть кнопка поиска карты лояльности по номеру телефона и e-mail и подбор по Справочнику «Карты лояльности». Можно применять промокоды в РМК.
Был внедрен механизм продажи и оплаты сертификатов. Теперь можно по номиналу отследить, какие номера сертификатов активированы и в каком магазине. Сертификатом можно оплатить заказ.
В справочник «Номенклатура» добавили еще одну колонку «Товары в пути». В ней можно посмотреть, сколько товаров перемещается со склада на склад и сколько из них «зависли». К «1С:Управление торговлей» подключены эквайринговые терминалы для быстрой оплаты картами.
Закупочные документы формируются быстрее
Было реализовано несколько важных процессов:
- внесение номенклатуры по партиям. Комиссионный товар продают по той цене, по которой он поступил.
- устранены ошибки в отображении возвратов с помощью новой логики формирования документа «Отчет комитенту о списании».
- введена единая форма отчетов комитенту.
Настроен блок «Казначейство»
Произошел полный уход от ручной работы в Exel. Авансовые отчеты и взаимозачеты теперь оформляются автоматически, настроен «Платежный календарь» и расчет себестоимости товара.
Компания работает с изделиями из серебра, поэтому была выполнена интеграция с системой цифровой маркировки «Честный Знак».
Доработана отчетность
Были разработаны формы отчетов по возвратам в разделе отделов и по ежедневным расходам, а также по доходам и расходам. Созданы автоматические формы отчета с указанием количества товаров по строкам:
- «Новые карточки товаров»
- «Количество обработанных фото»
- «Карточки товаров, которые перевели „из нуля в наличие“.
Результаты реализации проекта
После комплекса доработок программы «1С:Управление торговлей» деятельность компании «Камневеды» существенно изменилась:
- автоматизированы 10 рабочих мест;
- заказы обрабатываются в 2 раза быстрее;
- руководство ведет аналитику в базе с удобным отчетами;
- информация вводится в базу быстрее и без ошибок;
- сотрудники склада ответственнее относятся к продукции, потому что они закреплены за конкретным складом и отвечают за каждый товар;
- персонал контролирует перемещения товаров, поскольку в системе теперь ничего не может «потеряться».
Укрупненное описание процессов компании в разрезе баз:
Работы по проекту выполнила компания «Аксиома-Софт».
Будет интересно:
— Рост выручки и рентабельности бизнеса благодаря «1С:Рознице»
— Автоматизация всех основных участков учета в сети магазинов канцтоваров
— Апгрейд сельского магазина с «1С:Розницей»
— Как с помощью 1С:Розницы успешно запустить сеть из 35 магазинов за 3 месяца
