Как загрузить товары из внешних файлов (прайс-листы поставщиков)

Если заводить в программу карточки товаров вручную, это потребует много времени. Примерно 2 минуты на каждую карточку, если вы быстро печатаете, хорошо разбираетесь в программе и каждый товар у вас под рукой, и за ним не нужно бегать к полкам. По факту, можно округлять до 10 минут. Итого, если в магазине порядка 600 товаров, то на заведение товаров вручную нужно потратить примерно 100 часов. После рабочего дня, так как днём нужно торговать, принимать товары от поставщиков и делать массу другой работы.

Можно сделать проще: запросить у поставщиков прайс-листы в электронном виде и загрузить товары из файлов.

Реквизиты товарной карточки

В разных программах разный состав обязательных реквизитов карточки. Это те данные, которые обязательно нужно заполнить. Чаще всего это:

• Тип номенклатуры

• Наименование товара

• Единица измерения

• Ставка НДС.

Очень полезно загрузить артикулы, штрихкоды, цены товаров, а также изображения товаров. Но это уже дополнительная информация и для заполнения справочника товаров она не обязательна. Если планируется вести учет остатков товаров, то можно загрузить первоначальные остатки, снятые на определенную дату.

В файле загрузки наименования реквизитов – это заголовки столбцов. Строки – это данные для одной карточки товаров. В программах можно скачать шаблоны файлов для заполнения и загрузки.

Тип номенклатуры – товар или услуга. Нужно быть внимательным, потому что этот реквизит передается в чек. Кроме того, по товарным карточкам можно вести остатки. По услугам остатки не ведутся. Для маркируемых товаров устанавливается тип номенклатуры с особенностями учета

Значения единиц измерения нужно посмотреть в программе, но чаще всего – это штуки – вписываем в таблицу «шт». Штучный товар – это любой фабрично упакованный товар. Реже встречается весовой – пишем кг, еще реже литры (л), метры (м). Предварительно расфасованный весовой товар, остается весовым, если вес в упаковках разный. При продаже такого товара нужно указывать количество, равное весу. Аналогичное правило действует и к любому мерному товару – измеряемому в литрах или метрах.

Штрихкод, размещенный на упаковке штучного товара, очень ускоряет составление чека и снижает при этом количество ошибок выбора из списка по наименованию. Производитель получает штрихкоды при регистрации своей продукции в специальном реестре, поэтому штрихкоды однозначно определяют товар. Но не все производители получают такой код. И далеко не все указывают штрихкод в своих прайс-листах. Но если он есть – лучше внести в программу.

Артикул – это, как правило, буквенно-числовой код, по которому распознает товар производитель, не получивший штрихкода или поставщик. Артикул также часто используется для весовых и мерных товаров, ткани. Для одежды, обуви артикул или модель все чаще становится дополнительными реквизитами, наряду с штрихкодом и кодом маркировки. Обобщая, можем сказать, что артикул – это код, с помощью которого легче обозначить товар, общаясь с поставщиком. Если указан в прайс-листе – лучше внести в базу.

Ставку НДС тоже можно посмотреть в прайс-листе или в документах поступления товара. Нужно только учитывать, что ставка Без НДС устанавливается в документах, если поставщик освобожден от уплаты НДС, но в случае если вы сами являетесь плательщиком НДС, то на карточке товара должна указываться ставка согласно товарным классификаторам.

Изображение или Картинка – это отдельный файл в формате jpeg или png. В таблицу для загрузки вносим местоположение картинки в файловой системе компьютера. По договоренности с поставщиками можно использовать их медиатеки.

Несколько слов о цене товара. Нужно ли заносить цену товара в программу зависит от способа продажи товара. Если цен договорная в буквальном смысле этого слова, то есть владелец товара при продаже договаривается с покупателем, за сколько он товар продаст, и так по всем товарам, то вводить цену продажи в программу не имеет смысла. Цена для этого товара вводится непосредственно в чек. А вот если цена на товар установлена владельцем заранее, а продает его продавец, который не имеет права изменять цену товара, тогда ввод цены в программу имеет большой смысл. Усиливается контроль и увеличивается прозрачность бизнеса. И даже если продавец имеет право давать скидку в программе можно настроить максимальную величину этой скидки.

В прайс-листе поставщика указана текущая цена отгрузки, то есть для цена поступления в розничную точку. Нам же важнее для оформления продаж розничная цена, посчитанная от фактической цены поступления. Поэтому в целях создания справочника товаров для оформления чеков, мы цены поставщика загружать не будем, а рассчитаем их прямо в файле загрузки.

Наконец, наименование товара. Будем по-максимуму использовать то, что есть в прайс-листах.