Как работать с МЧД: получение от контрагентов, проверка, создание в «1С»

Что станет с сертификатами сотрудников юрлица после 1 сентября 

1 сентября 2024 года сертификаты сотрудников юрлица, выпущенные удостоверяющими центрами (УЦ), станут неквалифицированными, даже если они выданы на долгий срок. УЦ не будут их отзывать. И не все операторы электронного документооборота (ЭДО) будут контролировать и запрещать использовать такие сертификаты. Поэтому пользователям ЭДО нужно быть внимательными. 

Эксперты прогнозируют, что в документообороте останутся десятки тысяч действующих сертификатов сотрудников юрлиц. Работать с подписанными ими после 31 августа документами будет нельзя — они перестанут быть юридически значимыми.  

Какие документы не будут считаться юридически значимыми

Не будут относиться к юридически значимым документы, подписанные сертификатом сотрудника юрлица, если на них нет метки времени или она указывает на дату после 31 августа. Если в подписи есть метка времени подписания, и она до 1 сентября — с таким документом можно работать. 

В программах «1С» вид подписи и наличие метки времени контролируются автоматически, и с 1 сентября пользователи начнут получать соответствующие предупреждения.

Программы примут документы, подписанные сертификатами сотрудников юрлиц. Их можно будет увидеть в списке входящих, но они будут помечены как не прошедшие проверку электронной подписи (ЭП). При попытке подписать их в окне программы появится блокирующее предупреждение.

В программах «1С» не значимый юридически документ можно будет только отклонить и попросить контрагента, чтобы он прислал новый — с подписью руководителя юрлица или физического лица с машиночитаемой доверенностью (МЧД). 

Что изменится при работе с исходящими документами

Работа с исходящими после 1 сентября 2024 года при выполненных настройках в программах «1С» фактически не изменится:

• МЧД подбирается и проверяется автоматически, в том числе по всей цепочке передоверия, если нужно;
• данные по доверенности автоматически передаются вместе с электронным документом;
• то, что подписание произошло с использованием МЧД, будет видно в штампе ЭП и сведениях о проверке подписи.

Как проверять входящие документы с МЧД 

Входящий документопоток потребует от пользователя ЭДО повышенного внимания. При этом МЧД не нужно специально загружать в программы «1С» — эта задача автоматизирована. Доверенность приходит вместе с документом либо в виде ссылки на распределенный реестр ФНС России, либо в виде XML-файла. Программа «1С» автоматически загрузит доверенность в единый журнал МЧД. В отдельных случаях, например при технической недоступности распределенного реестра, можно загружать доверенности в программу вручную. 

Но может возникнуть необходимость:

• вручную проверить полномочия;
• вручную установить отметки доверия подписям контрагентов;
• ·разово настроить правила автоматической проверки для новых МЧД. 

Когда следует вручную проверить входящий документ? Например, если полномочия указаны текстом, отличным от «Все полномочия», «Полные полномочия» и «Подписывать электронные документы», нужно настраивать правила проверки. «1С» даст возможность сотруднику самостоятельно проверить полномочия и вручную поставить галочку. 

Программа пометит документ как прошедший проверку и позволит в дальнейшем с ним работать. А если настроить правила проверки для доверенности, то для следующих документов с этой МЧД проверки пройдут автоматически.

Если МЧД нет, например, есть бумажная доверенность, которая дает полномочия, — такое доверие тоже можно вручную отметить в «1С».

 

Как программы «1С» проверяют МЧД

В МЧД проверяются: 

1. Криптографическая часть ЭП и сертификата;
2. Срок действия сертификата;
3. Соответствие данных субъекта сертификата данным подписанта МЧД (СНИЛС, ИНН ФЛ, ИНН ЮЛ);
4. Факт того, что доверитель является уполномоченным представителем организации;
5. Цепочка передоверия;
6. Соответствие установленному формату МЧД. 

В подписи под документом с МЧД проверяются: 

1. Криптографическая часть ЭП и сертификата;
2. Соответствие срока действия сертификата дате документа;
3. Подбор подходящих МЧД для подписанта;
4. Подбор всей цепочки передоверия;
5. Соответствие доверителя документу;
6. Полномочия по всей цепочке МЧД;
7. Действительность всей цепочки МЧД в реестре;
8. Признак «Отозвана» для всей цепочки МЧД в реестре;
9. Соответствие всей цепочки МЧД организации в документе;
10. Соответствие представителей всей цепочки МЧД доверителю передоверия;
11. Соответствие периода действия всей цепочки МЧД дате документа;
12. Статус проверки МЧД оператором ЭДО. 

При этом в программах «1С» проверяется не только сама доверенность, но и вся цепочка передоверия. Система подгружает все доверенности из цепочки и для каждой выполняет 18 проверок.

Как проверить полномочия по МЧД 

Для полномочий классификатора Минцифры в решениях «1С» предусмотрены правила автоматической проверки. Например, такие правила действуют для полномочия «Подписывать товарные, товарно-транспортные, транспортные накладные, универсальные передаточные документы (УПД)». МЧД с этими полномочиями проверяется автоматически.

Ответственные за ЭДО в вашей компании могут настроить правила автоматической проверки полномочий. Один из способов — простой конструктор. В нем надо перечислить условия, при которых доверенность можно применять. Например, МЧД можно применять к УПД на сумму не больше 1 млн руб. Программа будет проверять выполнение этого правила и подсвечивать удовлетворяющие условию документы как прошедшие проверку.

Для детальных проверок, например полномочия подписывать документы о движении маркированных товаров, ответственный за ЭДО может добавить правила проверки с помощью скрипта на языке «1С:Предприятие». 

Как перейти на МЧД

Чтобы начать применять МЧД, необходимо:

1. Получить сертификаты физлиц;
2. Оформить МЧД на сотрудников;
3. Внести эти данные в программу «1С».

Все это можно сделать с помощью штатного функционала решений «1С». 

Где получить сертификаты физлиц

Сертификаты физических лиц можно получить в любом УЦ, в том числе в УЦ «1С», где услуга стоит 750 руб. Функционал заявки на получение есть во всех программах. Процедура требует личной явки, но вы можете обратиться к обслуживающему вас партнеру фирмы «1С». И он на месте проведет процедуру идентификации сотрудников — физических лиц.

Если вам нужно много сертификатов физлиц — от 50, лучше использовать решение «1С:Подпись.Корпоративный». В этом случае идентификацию сотрудников и выдачу сертификатов проведут на вашей территории. И вы сможете самостоятельно управлять пулом сертификатов физических лиц. 

Где оформить МЧД

Оформить МЧД можно несколькими способами. Например:

• на сайте распределенного реестра ФНС России, и после этого загрузить в программу «1С» по идентификатору;
• у нотариуса, МЧД появится в распределенном реестре ФНС России, и ее можно будет загрузить в программу «1С» по идентификатору;
• в любой программе «1С» — быстро, удобно и бесплатно. 

Как создать МЧД в программе «1С»

Процесс создания новой доверенности занимает 30 секунд. Для этого нужно:

• нажать на кнопку «Создать» в журнале доверенностей;
• ввести период действия доверенности и полномочия и выбрать из справочников в вашей программе карточки доверителя и представителя — все поля заполнятся автоматически;
• нажать на кнопку «Подписать и зарегистрировать». Результат — МЧД подписана и зарегистрирована в распределенном реестре ФНС России.

Фирма «1С» является одним из держателей узлов распределенного реестра ФНС России. Благодаря этому пользователи программ «1С» в любой момент могут зарегистрировать новую доверенность. Также им всегда доступны актуальные данные по МЧД контрагентов, полученным с электронными документами. 

Дорожная карта перехода на МЧД

Эксперты по ЭДО фирмы «1С» подготовили дорожную карту. Она поможет вам методично и полноценно перейти на МЧД. 

Рекомендуется действовать в таком порядке:

1. Определите ответственного за доверенности;
2. Разработайте положение об использовании МЧД в компании и введите его в действие приказом;
3. Разработайте инструкции по использованию МЧД в информационных системах;
4. Сообщите контрагентам о сроках вашего перехода на МЧД;
5. Определите список ваших сотрудников, работающих с ЭДО;
6. Проведите инструктаж сотрудников по работе с МЧД;
7. Организуйте получение сертификатов на сотрудников — физических лиц;
8. Силами ответственного за МЧД сформируйте черновики доверенностей и подпишите их сертификатом ЭП директора;
9. Подключите сотрудников к ЭДО с сертификатами и МЧД. 

По пунктам 1–3 и 6–9 дорожной карты у фирмы «1С» есть готовые документы, методики, регламенты или реализованные в программах функции. Поэтому пользователям «1С» адаптироваться к новым задачам в ЭДО будет легче, чем всем остальным. 

Будет интересно:

– Обязательное применение МЧД с 1 сентября 2024 года: что сделать сейчас, чтобы быть готовым к переходу

– Участники системы маркировки перейдут на единую форму МЧД

– Какие машиночитаемые доверенности использовать при работе с ЕГАИС?