Где данные, Лебовски? или Как настроить рассылку отчетов и оповещений в 1С:УТ 11

Какие отчёты и напоминания можно отправлять контрагентам:

• о платежах, по которым просрочен срок оплаты

• о том, что поступила оплата от контрагента

• если приближается планируемый день оплаты или отгрузки товаров со склада

• о баллах системы лояльности: начисление или списание

• поздравление с днем рождения клиента

• действия со счётом: выписки, закрытие

Настроить такую рассылку можно в стандартных настройках: весь функционал уже встроен в программу.

При этом можно гибко настроить рассылки:

• рассылать один или сразу несколько отчётов

• выбирать получателей: пользователи в программах 1С, конкретные сотрудники компании-контрагента или физлица.

Как настроить отправку отчётов и оповещений?

Рассылка отчета «Прайс-лист»

Отправлять отчёт будет по следующим параметрам:

• отчёт для отправки — «Прайс-лист», в отчёте будет перечень товаров с оптовыми ценами и количеством на складе

• кому отправляем — контрагентам в выбранном списке

Чтобы настроить отправку отчёта, нужно зайти в НСИ и администрирование – Администрирование – Печатные формы, отчёты и обработки – Рассылки отчётов – Создать.

1. Вводим название рассылки

2. Выбираем, как будет отправляться рассылка. В нашем случае выбираем «Отчёты указанным получателям»

3. Выбираем адресатов рассылки — Контрагентов

4. Переходим в раздел «Отчёты», там нужно выбрать, какой отчёт будем отправлять, и настроить его.

При таком отчёте нужно установить настройку «Остатки товаров на складах», чтобы в прайс-листе отобразились остатки товаров, доступные для заказа.

В разделе «Расписание» указываем, как часто будет отправлять рассылка. Это может быть любое время: например, по понедельникам, чтобы клиенты могли планировать закупки на неделю.

Доставка (эл. почта) — это вкладка, на которой нужно выбрать адреса электронной почты. И тот, с которого будут отправляться письма, и те, на которые письма будут приходить.

Дополнительно — на этой вкладке нужно выбрать, в каком формате получатель сможет скачать прайс-лист. Например, это может быть элетронная таблица, документ Word, или таблица Excel. Кстати, в последнем случае получатели прайс-листов смогут загружать их в свои программы 1С.

Рассылка автоматического оповещения о просроченном платеже

Если у ваших клиентов есть абонентская плата или они часто оплачивают счета после получения товаров и услуг, могут быть задержки с платежами. В таком случае можно настроить рассылку с напоминанием об оплате. Такая рассылка будет отправляться автоматически по заданным условиям.

Такая рассылка настраивается из другого раздела: переходим CRM и маркетинг – Настройки и справочники – Рассылки и оповещения клиентам.

1. Создаем новую Группу рассылок и оповещений

2. Пишем название рассылки, отмечаем, что она будет отправляться принудительно — независимо от того, подписан ли получатель на рассылку.

3. Выбираем, какому из контактов клиента будет отправляться оповещение, и способ отправки: SMS или электронная почта.

Открываем вкладку «Виды оповещений» и нажимаем «Создать» – «Напоминание о просроченной задолженности». В сроке «Событие» прописываем условие, по которому будет отправляться email-оповещение – для нашей рассылки это «Выявление просроченной задолженности».

Затем создаём шаблон письма и задаём в нём настройки, по которым система будет определять, что задолженность появилась.

В настройках расписания указываем регламентное задание. По этому заданию будут готовиться и отправляться письма. Для нашей рассылки это по понедельникам, после 9:00.

Регламентные задания для подготовки писем настраиваются в разделе Формирование сообщений по оповещениям клиентов. Путь в программе: НСИ и администрирование – Администрирование – Обслуживание – Регламентные операции – Регламентные и фоновые задания

Чтобы отправлять готовые сообщения клиентам, нужно использовать регламентное задание Получение и отправка электронных писем.