Как поставщик фруктов и овощей в 6 раз ускорил обработку заказов с помощью 1C:EDI

О компании: «ФрешТоргКубань» — поставщик свежих фруктов и овощей из Краснодара. Компания сотрудничает с мелкой розницей Южного федерального округа, сервисом OZON Fresh и федеральными торговыми сетями, в числе которых «Магнит», «Лента», «О’КЕЙ», «Табрис». Общее количество поставок достигает 300 в месяц. Компания оформляет заказы и управляет процессами в облачной 1С:Фреш.

Задачи автоматизации

Торговые сети требовательны к срокам и количеству поставок. Чтобы выполнять обязательства надлежащим образом и увеличить товарооборот, «ФрешТоргКубань» изучал способы упростить обработку заказов и сократить временные затраты на ввод данных.

Поставщик для обмена документами и сведениями по заказам пользовался веб-сервисом оператора электронного документооборота (ЭДО). Но у этого решения не было возможности интегрироваться с облачной «1С».

Сотрудникам приходилось вручную вводить данные и переносить их в учётную систему. Оформление поставок при большом количестве заказов могло занимать несколько часов: много времени уходило на заполнение длинной номенклатуры и уточнение деталей. Это замедляло бизнес-процессы и усложняло передачу информации.

Всё это подтолкнуло руководство компании к поиску нового решения: оно должно быстро обрабатывать большое количество документов и максимально автоматизировать ручные операции. Кроме того, оно должно интегрироваться с облачной «1С» и взаимодействовать в электронном формате со всеми контрагентами.

Решение: модуль 1C:EDI, который позволяет поставщикам быстро запустить EDI-обмен с торговыми сетями и упростить документооборот.

Модуль 1C:EDI — это совместная разработка фирмы «1С» и компании Docrobot. Он поддерживает все решения «1С», как локальные, так и облачные. Большинство федеральных торговых уже работают в 1C:EDI, а сам модуль интегрирован с EDI-провайдером Docrobot. Это значит, что передавать друг другу документы и сведения можно сразу после подключения: заказы мгновенно отобразятся в учётной системе поставщика без дополнительных настроек и отправки приглашений.

Данные автоматически загружаются из «1С» — переносить их вручную из одной системы в другую не нужно. При этом пользователь продолжает работать в привычном интерфейсе, а документооборот становится понятным и упорядоченным.

Электронный обмен происходит по утверждённым цепочкам EDI-сообщений, которые используют торговые сети. Благодаря этому поставщики легко могут выполнять требования сетей и избежать штрафов.

В 1C:EDI есть всё, чтобы корректно оформлять поставки за считанные секунды:

• автоматическое заполнение документов для каждой торговой сети
• массовые подписания и отправки
• статусы по заказам и подсказки и др.

Номенклатура торговой сети и поставщика сопоставляется автоматически — это особенно удобно при большом объёме заказов. Как итог, трудозатраты и ошибки ручного ввода заметно сокращаются, а в обработка заказов, наоборот, ускоряется.

Результаты автоматизации

Интеграция заняла один день — модуль добавили в учётную систему, подключили торговые сети и запустили EDI-обмен. Для полного перехода на модуль 1C:EDI с более тонкими настройками и тщательной адаптацией к бизнес-процессам потребовалось две недели.

Удалось выполнить главную цель: модуль снизил нагрузку на сотрудников, упростил обмен документами и ускорил оформление заказов. Теперь на обработку шести заказов компания вместо 1 часа тратит всего 5 минут. Кроме того, в электронный формат перевели все типы документов — от заявки на заказ до актов выполненных работ и ретро-бонусов.

Взаимодействие с торговыми сетями стало автоматизированным и регламентированным. «ФрешТоргКубань» оформляет поставки парой кликов с соблюдением требований ритейлеров к документообороту. При этом он продолжает пользоваться своей привычной учётной системой в облаке.

В ближайших планах — подключить к модулю других контрагентов компании, чтобы обрабатывать заказы максимально быстро.

Будет интересно:

 — Как производители молочной и мясной продукции ускорили электронный документооборот с торговыми сетями с помощью 1С:EDI

—  Как поставщику упростить взаимодействие с контрагентами в сервисе 1С:Бизнес-Сеть

 — Как подключить СБП в 1C:Управление торговлей и оформлять продажи и возвраты

 — Как навести порядок в розничном магазине и сделать его более прибыльным