Компания работает на конкурентном рынке
«Сервис окон» (ООО «Профсервис») изготавливает, устанавливает, обслуживает и ремонтирует светопрозрачные конструкции для окон, балконов и офисных помещений.
До проекта в штате было пять офисных сотрудников и более 20 выездных. Работали с использованием MS Office и подручных средств. Это было неудобно для всего коллектива, в том числе и генерального директора Ирины Марковой, которая и стала главным инициатором автоматизации. Но в рамках проекта были выполнены и функциональные запросы менеджеров по работе с клиентами.
В бизнесе были «узкие горлышки»
Как рассказывает директор, Word и Excel ограничивали возможности команды. А хотелось простого и удобного учета дебиторской задолженности, выставления счетов физическим и юридическим лицам, учета в системе денежных средств, как безналичных, так и наличных.
Сотрудники в офисе работали каждый за своим компьютером и в своем файле. Если коллеге нужно было внести в этот файл корректировки, на одном компьютере нужно было закрыть файл, на другом — открыть. Если кто-то закрыл файл и не сохранил его, потом полдня вносил данные в документ повторно.
Менеджеры рассчитывали стоимость заказов клиентов «на коленке», ошибались, исправлялись, пересчитывали с новыми условиями заказа. Иногда теряли заказчиков из-за того, что они звонили в нерабочее время, трубку не сняли и не перезвонили.
Все работали с клиентами через веб-версию WhatsApp. Но в аккаунте, привязанном к одному номеру, могут работать только четыре пользователя — это ограничение мессенджера. Из-за него компания не могла расширить штат менеджеров.
Директор управляла компанией на «ощупь», опираясь на данные сотрудников. Было мало возможностей для контроля работы менеджеров, выполнения заказов, поступления платежей от клиентов и дебиторской задолженности. Пытались освоить популярную CRM-систему, установили IP-телефоны в офис. Но эффекта не получили.
Нашли удобное и недорогое решение
Генеральный директор «Сервиса окон» и куратор проекта со стороны исполнителя совместно нашли выход из сложившейся ситуации и платформу для развития. Решением стало внедрение программы «1С:Управление нашей фирмой» (1С:УНФ»), установка на один из офисных компьютеров телефонной станции «МИКО PBX» и глубокая интеграция «1С:УНФ» и IP-телефонии.
Можно было достичь нужных результатов и другими способами. Но выбранный вариант не требовал масштабных и дорогостоящих доработок продукта «из коробки» и средств на содержание штата ИТ-специалистов. Программу развернули в облачном сервисе «1С:Готовое рабочее место». Клиентскую базу, которая создавалась семь лет, постепенно переносят в «1С:УНФ».
Менеджерам стало проще работать
-
В «1С:УНФ» есть очень полезный для специалистов по продажам документ — «Журнал звонков». В нем видно, кто звонил, но не дозвонился в компанию. Если не перезвонить по пропущенному вызову, он будет отражаться в журнале как «Потерянный». И менеджеру понятно, что делать с этим лидом, и директор легко может проконтролировать в программе качество отработки входящих звонков клиентов.
Пользователям удобно фильтровать звонки по разным критериям. Можно прослушать запись состоявшегося разговора и скачать файл записи на свой компьютер. Теперь менеджеры, если чего-то и забудут, всегда при желании могут обратиться к 1С, она им напомнит договоренности во всех подробностях.
-
Когда сотрудник в офисе снимает трубку телефона, на экране его компьютера в окне программы автоматически открывается карточка звонка. Он может сразу по ходу разговора вносить в карточку комментарии. Если ранее с этим телефонным абонентом были взаимодействия, «1С:УНФ» покажет — когда, по какому поводу, с каким результатом.
-
Сотрудникам стало удобнее работать в WhatsApp, который, как и IP-телефонию, интегрировали в «1С:УНФ». В результате избавились от ограничения веб-версии мессенджера на четыре пользователя на одном номере. А значит, теперь можно увеличить штат менеджеров до необходимого количества.
Список чатов в WhatsApp разделен на три группы — «В очереди», «В работе», «Закрытые».
Менеджеры могут:
-
писать сообщения заказчику в чат;
-
цитировать входящие, отвечать на них;
-
удалять ошибочные;
-
отправлять файлы, например спецификацию к заказу, чертеж к проекту или счет на оплату;
-
прослушивать голосовые сообщения от клиента;
-
просматривать полученные картинки.
По сообщению в чате могут зарегистрировать событие, создать задачу коллеге или «напоминалку».
-
Менеджеры создают в базе «Заказ клиента». В одном документе можно:
-
оформить несколько вариантов работ и комплектации;
-
просчитать и сохранить предварительную калькуляцию по заказу;
-
отправить клиенту коммерческое предложение и счет на оплату.
Генеральному директору легче управлять бизнесом
Стало удобно контролировать заказы в работе и расчеты с клиентами, с которыми есть соглашения о рассрочке.
В списке заказов директор видит состояние каждого: какие оплачены — полностью или частично, какие уже отгружены, когда планируется сдача работ по конкретному заказу.
Результаты мотивируют двигаться вперед
-
Главный результат — компания перестала терять клиентов.
-
Данные не пропадают, не удаляются. Все сотрудники одновременно работают в «1С:УНФ», видят всех клиентов.
-
В WhatsApp менеджеры работают без ограничений на количество пользователей, создают друг другу задачи и «напоминалки».
-
Директор одной кнопкой сортирует заказы и видит, какие из них выполнены, у кого из клиентов есть дебиторская задолженность и на какую сумму.
Работы по проекту выполнила компания «Кутний.ру».
Остались вопросы? С удовольствием ответим!
Бесплатная консультация от компании «Кутний.ру»
