О компании: «Подарки для королей» – один из крупнейших в России продавцов эксклюзивных подарков и сувенирной продукции. На сегодняшний день является заметным игроком в сегменте люксовых подарков.
Как было сначала
Компания начала работать в конце 2000-х, со временем выросла до многотысячного ассортимента и нескольких подразделений, сотрудники которых работали в разных системах. На складе использовали 1С:Управление торговлей, в бухгалтерии – 1С: Бухгалтерию, а работа с клиентами велась через amoCRM. Решения между собой связаны не были, и в результате возникали сложности и ошибки.
Например, на складе не знали заранее о заказе и отправили товар одного покупателя другому. Могли пробить два чека, не дождаться аванса от контрагента, дважды принять товар. Сотрудники постоянно тратили время, чтобы исправить ситуацию, выяснить причины и принять меры. Управляться с 350 поставщиками и их условиями работы приходилось фактически вручную.
Решение: создание единого пространства для работы всех подразделений и автоматизация ключевых бизнес-процессов
Специалисты компании «Айтон» провели несколько десятков часов, опрашивая ответственных за рабочие процедуры – от владельца до ассистента отдела продаж. Итоговый документ с описанием, кто, как и что делает в компании, включает больше 200 страниц. После этого определили цели автоматизации:
-
Ускорить обработку заказов, полученных из любого канала
-
Создать единое технологическое пространство, в котором будет работать склад, отдел продаж и бухгалтерия и которое не требует ручного внесения данных
-
Предоставить топ-менеджменту автоматический контроль над процессами – эффективный управленческий учёт, движение средств и товаров, ход продаж и аналитика
-
Избавиться от ошибок в процессах – устранить разрывы в цепочках, выстроить сквозной поток данных о течении бизнеса
-
Оперативно обновлять ассортимент и цены – по возможности, автоматически, чтобы компания могла выставлять на продажу все новые товары
Нужно глубоко погрузиться в бизнес, чтобы вписать 1С:УНФ в уже работающие процессы. Новая система стала бэк-офисом, который объединяет в себе данные из amoCRM и с сайта.
Какие задачи решили с помощью автоматизации
1. Решение связало между собой CRM, интернет-магазин, базу поставщиков, рабочие места кассиров и курьеров с мобильными приложениями.
Команда «Айтона» с нуля написала модуль, чтобы 1С:УНФ обменивалась данными с amoCRM. Готовые сервисы не обеспечивали нужный набор функций, а отказываться от CRM-системы не было смысла. Теперь заказы из amoCRM автоматически поступают в 1С:УНФ. На этой стороне их подхватывают сотрудники склада и логисты.
2. CRM-система – для работы с клиентами, 1С:УНФ – для учета
Раньше через amoCRM шел контроль стоимости доставки, распределялись заказы между курьерами. Здесь же подсчитывалась валовая прибыль – единственный источник данных для управленческих решений.
Теперь в CRM содержится только информация по клиенту, доступным скидкам и т.д. Все остальное – в 1С:УНФ. В любой момент можно поднять историю сделки, чтобы урегулировать взаимоотношения с поставщиками. Расчеты учитываются автоматически – именно из-за ручной работы возникали проблемы вплоть до двойной оплаты товара.
3. Управление ценами на 40 тысяч товаров
Сайт – центральное звено всей цепочки продаж. Отсюда через API поставщиков поступают данные по ценам, по которым определяется стоимость товара. Система управления контентом (CMS) у сайта авторская, поэтому интеграция с «УНФ» тоже была не типовая.
Теперь 1С:УНФ получает данные по ценам поставщиков, обновляет их в интернет-магазине по формуле, которая включает маржу продавца. В выставочной галерее товаровед сканирует штрихкоды, чтобы удостовериться, что все цены правильные.
Компания страхуется от расхождений в прайс-листах, возможных конфликтов с покупателями и проблем в собственных финансовых потоках. Появилась возможность резервировать товар – если изделие заказали в галерее, в интернет-магазине его не купят
4. Простой доступ к Системе быстрых платежей – вдвое меньше затраты на эквайринг
Интеграция с СБП есть в новой версии 1С:УНФ, но заказчик не хотел обновлять всю систему ради этой функции. Решение – специальная доработка, которая открыла доступ к недорогим безналичным платежам.
QR-код будет на бланке заказа, который забирает курьер при доставке товара. Клиент сканирует код – открывается банковское приложение – остается только нажать «Оплатить».
5. Реорганизация процессов
Многочасовые интервью помогли найти сложности, без которых работать становится проще. Компания перераспределила функции, чтобы люди работали эффективнее – теперь складские сотрудники не отвлекаются на курьеров, с которыми работает выделенный логист.
Процессы в компании стали более предсказуемыми, движение товаров и денег – прозрачнее. Сократились издержки на обработку заказов. Информация по поставщикам больше не хранится в разрозненных таблицах, отдел закупок может ее быстро найти в системе.
Результат автоматизации
-
Закупочные цены, товарные остатки, ассортимент автоматически поступают в 1С:УНФ
-
Единая экосистема агрегирует все данные для полной управленческой отчетности
-
Компания сохранила полный контроль над решением и не зависит от сторонних разработчиков
Источник: Дзен «Айтон: все о 1С:УНФ и не только»
Будет интересно:
– Как в 2 раза ускорить обработку рекламаций и увеличить продажи на 7%. Кейс дистрибьютора автозапчастей
– Как магазин одежды и обуви в 2 раза увеличил выручку за месяц после автоматизации
– Как увеличить средний чек до 400 000 рублей и найти клиентов в сервисе «1С:Бизнес сеть. Торговая площадка»
– Как создать коммерческое предложение в несколько кликов: финансовый калькулятор на базе «1С:УНФ»
Хотите так же?
Компанию «Подарки для королей» автоматизировал партнер «1С» – Айтон
