Как подготовить данные для файла загрузки

В одном весь список хлебной продукции поделен на группы:

• Основные (пшеничный хлеб)

• Ржано-пшеничные

• Оригинальные

• Лаваши

В другом списке у того же хлеба могут быть другие группы:

• Ржано-пшеничные хлеба

• Пшеничные хлеба

• Национальные хлеба

• Булочные изделия

• Новая продукция.

Понятное дело, что новая продукция – новая только некоторое время, поэтому в нашем справочнике нужно будет каждую позицию «разложить» в правильные «постоянные группы». Отметка «Новинка» может также стоять в отдельном столбце, в этом случае переносить из группы в группу не придется.

То есть структуру справочника определяет пользователь программы из соображений удобства. Распределение товаров по группам делаем один раз в файле загрузки, но если допустим ошибку, то можно исправить потом уже в программе. Итак, наименования групп вносим в программу, как это делали для услуг.

Если есть колонка Код или Артикул, скопируем ее в колонку Артикул файла загрузки. Штрихкод – в Штрихкод. Если штрихкод в прайсе отсутствует, а на упаковке – есть, то можно либо внести руками, либо считать сканером штрихкодов в таблицу.

Если вес изделия указан в отдельной графе, а в наименовании его нет, неплохо было бы присоединить. Это можно сделать в новом столбце таблицы Excel с помощью функции СЦЕПИТЬ (<наименование>;" ";<вес>;"кг"), где <наименование> – ячейка прайса с наименованием, <вес> – ячейка с весом, а в кавычках – пробел между ними и наименование весовой единицы измерения. Копируем на весь столбец.

Другие полезные функции Excel:

• СЖПРОБЕЛЫ(текст) удаляет лишние пробелы, кроме одиночных между словами;

• СТРОЧН(текст) – все буквы текста строчные. Это полезно, строчных больше помещается на строке;

• Поиск и замена в выделенном диапазоне, если нужно удалить или сократить  какие-то «лишние» фрагменты;

• ДЛСТР(Текст) – возвращает длину получившегося наименования. Можно поставить отбор, например, на 68 символов – это две строки на узкой ленте 44мм. И вручную отредактировать только те наименования, что оказались слишком длинными.

После каждой обработки какой-либо функции, полученный текст нужно сохранить, используя копирование колонки и вставку только значения. Возможно, это не очень симпатично, но в любом случае намного быстрее, чем перебивать всё вручную.