Как продавать запчасти по всей России и не утонуть в рутине

«АвтоТехник» — это компания по подбору и продаже автозапчастей, масел, автохимии и аксессуаров. Среди клиентов — как частные автовладельцы, так и крупные организации, включая «Норильский никель» и его подрядчиков. Предприятие начинало работу в Мурманской области, а благодаря внедрению интернет-магазина и комплексной автоматизации вышла на рынок всего Северо-Западного региона.

Переход к автоматизации

«На старте у нас был бумажный учет, запутанные процессы и склады, забитые неходовыми товарами. После перехода на онлайн-кассы начали использовать простые, но малопригодные для масштабирования программы, — рассказывает владелец компании Егор Евсеев. — Позже попробовали локальную версию „1С:Розницы“ на одной точке, чтобы оценить ее возможности. Чтобы обезопасить данные от сбоев техники, перешли на облачную „1С:Кассу“ для базового учета во всех магазинах. Постепенно, изучая функционал, поняли, что готовы к более серьезному инструменту, — так выбрали „1С:Управление нашей фирмой“».

По мнению владельца, это дало качественный скачок: от простого учета к интеллектуальному управлению бизнесом: «Нами двигало не столько желание экономить, сколько стремление создать современные, удобные процессы. Мы хотели построить систему, которая будет масштабироваться вместе с нами, упрощать работу сотрудников и давать полную картину происходящего в компании. Интерес к развитию и оптимизации стал нашим главным драйвером».

Цели проекта

До перехода на 1С:УНФ компания в основном работала с розничными покупателями. Решив расширяться, запустили интернет-магазин, что дало возможность собирать клиентскую базу и заключать договоры с организациями. Важным решением стало закрепление корпоративных клиентов за менеджерами для равномерного распределения нагрузки.

«С появлением интернет-магазина начали синхронизировать его с 1С:УНФ, чтобы системы работали в единой связке. Первоначально синхронизация была базовой, но в течение двух лет мы постепенно наращивали и усложняли интеграцию, продолжаем это делать и сейчас. Наша цель — постоянно внедрять новые решения, упрощающие коммуникацию с клиентами», — делится подробностями Егор Евсеев.

Главные бизнес-цели, которые ставили в начале проекта автоматизации, владелец «АвтоТехника» обозначает так: «Во-первых, облегчение поиска и доставки автозапчастей для конечного покупателя за счет максимальной прозрачности и скорости процессов. Во-вторых, мы стремились вытеснить рутинные операции из работы персонала, чтобы направить его усилия на качественное обслуживание и решение сложных задач. В-третьих, нам требовалась система аналитики для контроля и модернизации ценовой политики: мы постоянно мониторим рынок, чтобы держать справедливые и конкурентные цены, сознательно избегая завышения. И наконец, мы хотели создать технологичную основу для дальнейшего расширения географии продаж и развития партнерских программ».

В итоге цель проекта была сформулирована как комплексная автоматизация системы продаж автозапчастей под заказ клиента с созданием централизованной цифровой экосистемы. Для ее достижения предстояло решить несколько ключевых задач:

• автоматизировать закупки и управление цепочкой поставок;

• настроить синхронизацию данных между 1С:УНФ и интернет-магазином;

• внедрить личные кабинеты для клиентов;

• автоматизировать взаимодействие между клиентом и менеджером;

• создать систему умных уведомлений для всех участников процесса.

Эволюция учетной системы

Путь к нынешней системе на базе 1С:УНФ начался с локальной «1С:Розницы». Затем, чтобы минимизировать риски потери данных и вести первичный учет, перешли в облако — на «1С:Кассу». Следующим шагом стало внедрение 1С:УНФ, версии 3.0 для более комплексной автоматизации процессов, с ним помогала компания «1С-Рарус». И уже после изучения возможностей 1С:УНФ было принято решение создать интернет-магазин для расширения бизнеса и управлять им с помощью 1С:УНФ.

При выборе платформы для интернет-магазина остановились на конструкторе «Трейдсофт», который показался более гибким и функциональным для задач компании. Затем была настроена базовая синхронизация между сайтом и 1С:УНФ через API.

Ключевые модули автоматизации

Первый крупный блок — умная работа с клиентами. Когда пользователь регистрируется на сайте, его данные автоматически переносятся в 1С, а система распределяет менеджеров по торговым точкам и закрепляет за ними новых клиентов, благодаря чему нагрузка распределяется равномерно. Также компания внедрила виртуальные дисконтные карты, в которых штрихкодом служит номер телефона клиента: карта заводится при регистрации на сайте, что повысило посещаемость и вовлеченность покупателей.

«Правда, пока карты создаются вручную, но мы планируем полностью автоматизировать этот процесс в момент регистрации. Накопленная клиентская база уже сейчас позволяет нам анализировать покупки, прогнозировать спрос и настраивать таргетированные email-рассылки», — отмечает Егор Евсеев.

Второй важный модуль — сквозная автоматизация заказов. Заказ, созданный клиентом или менеджером на сайте, мгновенно появляется в 1С:УНФ с привязкой к клиенту и товарам. В типовой форме документа «Заказ покупателя» доработали систему статусов для каждой позиции отдельно. Клиент видит все изменения в личном кабинете: «Обработан», «Передан поставщику», «В пути», «Готов к выдаче». При этом статусы меняются автоматически: когда проводится приходная накладная с указанием заказов поставщикам, статусы в 1С и на сайте становятся «Готов к выдаче». После печати чека или проведения расходной накладной — «Выдано». Если поставщик отказывается выполнить заказ, статус меняется на «Отказ поставщика», а документы «Заказ покупателя» и «Заказ поставщику» автоматически переходят в статус «Завершен — отменен». И клиент, и менеджер при этом получают SMS и e-mail с указанием причины отмены.

Третий модуль — автоматизация закупок и логистики. Система автоматически создает «Заказы поставщику» на основе «Заказов покупателя», причем если в одном заказе товары от нескольких поставщиков, формируются соответствующие документы с автоматическим указанием поставщика и закупочной цены.

Для упрощения документооборота внедрили сервисы «1С-ЭДО» и «Распознавание документов», что позволило отказаться от бумаги и быстро вводить приходные накладные. В планах — доработать автоматическое сопоставление заказов поставщику в приходной накладной.

Четвертый блок — оптимизация работы менеджеров и бухгалтерии. Теперь проценка запчастей (поиск одновременно у нескольких поставщиков с возможностью сравнить предложения по цене, срокам доставки, наличию и т.д.) происходит в один клик. Менеджер переводит позицию в статус «Заказ отправлен поставщику», и система через API или email сама отправляет запрос поставщику, полностью исключая звонки и лишние действия менеджера. Для бухгалтерии создали Телеграм-бота, который выводит актуальные данные по взаиморасчетам с поставщиками.

И наконец, пятый модуль — структуризация товарного каталога. Для синхронизации с сайтом через файловый обмен в карточки номенклатуры добавили специальные реквизиты — описания, характеристики и SEO-поля. Так как API сайта не подразумевает передачу данных в формате каталога из 1С в интернет-магазин, было решено пользоваться файловыми обменами для обновления данных в каталоге. Цены и остатки обновляются автоматически путем выгрузки отчета «Остатки по товарам» из 1С:УНФ на почту, из почты — в систему. Процесс выгрузки из почты в систему сайта полностью автоматизирован и не требует участия человека.

С изображениями поступили так: поскольку из учетной программы их выгрузить нельзя, картинки загружаются на сервер, а в карточки товаров добавляются ссылки на них в дополнительные реквизиты.

Кроме того, провели масштабную инвентаризацию и структуризацию более 30 000 товарных позиций. Внедрили ячеистое хранение, сделали новые макеты этикеток с указанием ячейки для быстрого поиска по магазину, разложили номенклатуру по логическим папкам, унифицировали наименования для удобного поиска в 1С и добавили новые категории для заполнения реквизитов карточек.

Главные достижения на сегодня

За два года в компании «АвтоТехник» синхронизировали интернет-магазин с 1С:УНФ, создали для клиентов прозрачную систему заказов и полностью автоматизировали рутинные операции менеджеров. Настроили удобную логистику и отслеживание заказов, провели полную инвентаризацию складских остатков, ввели ячеистое хранение и стали использовать терминалы сбора данных для упрощения учета. Настроили отчетность для руководителей, ввели дисконтную систему скидок и начали развивать маркетинг. После настройки базовых процессов стало интересно двигаться дальше, и компания начала внедрять новые возможности.

На вопрос «Почему для компании важно развитие 1С:УНФ?» владелец «АвтоТехника» отвечает так: «Мы продолжаем совершенствовать систему, потому что уверены: технологии должны упрощать работу и делать обслуживание доступнее. Наша цель — не просто продавать запчасти, а строить долгосрочные отношения с клиентами, предлагая современный и удобный сервис. Для нас автоматизация — это инструмент гибкости и внимания к потребностям каждого клиента, даже в условиях активного роста».

Планы по дальнейшему развитию

Сейчас в компании ведется работа по интеграции нейросетей DeepSeek и ChatGPT в 1С, чтобы создать AI-ассистента для автоматического заполнения описаний товаров и SEO-параметров — это значительно ускорит наполнение сайта. 

Также дорабатывают систему для автоматического изменения статуса заказа на «Отказ клиента» при проведении чека на возврат. Активно ведется работа по автоматизации доставок: к интернет-магазину подключен сервис ApiShip, который пока выгружает доставку как отдельную позицию номенклатуры, но планируется перенести эти данные на вкладку «Доставка» в форме «Заказ покупателя».

Для менеджеров по продажам планируется создать личный кабинет в онлайн-формате с обменом информацией с 1С через протокол oData. В нем каждый сможет видеть свои заказы, статусы, оплаты и заработанный процент. 

Уже внедрена и сейчас тестируется система для оптовых закупок для реализации в торговых точках (не под заказ).

Итог

Компания построила самодостаточную экосистему, которая автоматизирует все ключевые бизнес-процессы — от первого визита клиента на сайт до выдачи заказа и анализа продаж. Это позволяет не только эффективно работать, но и масштабироваться. «АвтоТехник» увеличил объемы продаж, привлек новых клиентов и настроил доставку по всей России, минимизировав затраты на рутинные операции.