О компании «КанцМаркет»
Открытие первого магазина состоялось в 1995 году положило начало продаже канцелярских товаров для жителей окрестных районов. С 2005 года компания стремительно начала развивать обслуживание корпоративных клиентов, предложив им широкий ассортимент канцелярских товаров, предметов для уборки, офисной мебели, рабочей одежды и других необходимых для эффективной работы предметов.
На данный момент «КанцМаркет» занимается доставкой товаров как для организаций, так и для индивидуальных заказчиков в пределах города и прилегающих территорий, а также поддерживает сеть из пяти розничных магазинов с режимом работы 7 дней в неделю.
КанцМаркет представлена группой из четырех юридических субъектов.
С чего начиналась автоматизация
С начала своего существования бухгалтерский учет в «КанцМаркет» осуществлялся через программу «South». Каждый розничный магазин располагал собственной базой данных со своими каталогами и наличием товара.
Бухгалтерские операции и расчеты с партнерами проводились в системе «1С:Бухгалтерия 7.7.», при этом для каждой фирмы велись отдельные базы данных.
Чтобы вычислить финансовые результаты, оценить прибыльность и валовой доход, расчитать зарплаты менеджеров и продавцов, директор должен был вручную собирать данные из разных баз и переносить их в множество Excel-таблиц. Актуальной и полной информации для всестороннего анализа бизнеса у руководства не было.
С ростом бизнеса увеличивалось число заказов и документов, и руководство заметило, что персонал тратит слишком много времени на их обработку, что тормозило развитие компании.
Мысль об автоматизации дела с помощью «1С» возникла у владельцев еще в 2019 году, и через год компания обратилась в «ПрограмМастер».
На первой встрече были обговорены ключевые нужды «КанцМаркет», после чего «ПрограмМастер» предложил взять за основу информационную систему «1С:Управление торговлей».
Группа компаний «КанцМаркет» включает несколько юридических лиц, поэтому одним из важных условий была необходимость объединения всех отдельных баз данных в одну общую, для ведения учета в централизованной системе.
Первый этап — переход на новую программу
На первой стадии проекта были разработаны и внедрены методы переноса имеющейся информации, обновлены учетные процедуры и прошло обучение ключевых членов команды.
Команда «ПрограмМастер» осуществила перенос ключевых данных, включая сведения о партнерах и расчетах с ними из каждой отдельной базы «1С:Бухгалтерия 7.7», а также ассортимент и остатки из «South».
Во время работы над переносом данных, наши IT-специалисты проводили полную диагностику оборудования как в отдельных точках продаж, так и в центральном офисе, чтобы убедиться в готовности к работе с новой системой. Проверка включала:
- скорость интернет-соединения;
- функционирование торгового оборудования, в том числе сканеров штрихкодов и кассовых аппаратов (ККМ);
- производительность и надежность работы программы при высоких нагрузках, что жизненно важно в условиях высокого потока посетителей в магазинах и недопустимости сбоев в системе.
Второй этап — оптимизация процессов
1. Рабочее место менеджера по продажам
Одним из ключевых требований, предъявленных менеджментом коммерческого департамента, была функциональность работы в «едином окне». Поэтому было оптимизировано рабочее место менеджера по продажам, чтобы в одном интерфейсе была доступна вся необходимая информация — от разнообразных цен до данных по наличию товара на всех складах. Также стало возможным непосредственно собирать заказы и оформлять сопутствующие документы. Это значительно сократило время, затрачиваемое на обработку клиентских заказов.
2. Доработка документа «Заказ клиента»
Основным документом для работы корпоративного отдела стал «Заказ клиента». По каждому из документов в момент создания можно проанализировать планируемую прибыль и маржинальность.
3. Система автоматических уведомлений о завершении «Заказа клиента»
Сведения о клиентских заказах аккумулируются и используются закупочным отделом при составлении заявок на поставку товаров у поставщиков.
После того как весь товар из «Заказа клиента» поступает на склад, менеджер узнает об этом через автоматическое уведомление, поступающее на электронную почту и в виде всплывающего сообщения в программе. Это нововведение значительно облегчило процесс отправки товаров клиентам и освободило сотрудников отдела закупок от необходимости постоянно отслеживать прибытие товарных позиций.
4. Применение сканера штрихкодов для проверки сборки товаров для заказа клиента
На складе была запущена процедура проверки составленных для доставки заказов с использованием сканера штрихкодов.
Складская команда комплектует товары согласно спецификации сборочной накладной и передает их на упаковку, где каждый товар сканируется и помечается в заказе как подготовленный к отправке. Этот контроль на этапе проверки позволил сократить количество ошибок в процессе комплектации заказов:
5. Функционал «Интеркампани» для учета товаров с точки зрения разных организаций
Реализация функционала «интеркампани» обеспечила возможность ведения операций всех торговых точек в рамках одной объединенной информационной базы. Это включает унифицированный каталог продукции и контрагентов, а также единые данные о запасах товаров на складах. В результате, информация о наличии товаров стала более прозрачной, что способствовало ускорению процесса выставления счетов для бизнес-партнёров.
6. Адаптация к работе с тендерной документацией
Компания «КанцМаркет» активно участвует в тендерах и сталкивается с различиями в номенклатуре: один и тот же товар может иметь разные названия в базе данных и тендерной документации. Чтобы избавиться от необходимости каждый раз корректировать названия, был настроен механизм, позволяющий изменять наименование товара непосредственно в заказе, при этом изменённое название автоматически появляется во всех стандартных печатных формах.
Результаты автоматизации
Сейчас автоматизированы все основные участки учета:
- Закупки
- Ценообразование
- Оптовые и розничные продажи
- Взаиморасчеты с покупателями поставщиками.
Объединение всех розничных точек в единое информационное пространство значительно ускорило процесс сбора аналитических и финансовых данных: если ранее на составление отчетности уходил почти целый день, то теперь этот процесс занимает всего несколько минут благодаря централизации информации в одной базе данных.
Благодаря усовершенствованной рабочей форме менеджера по продажам обработка заказов клиентов уменьшилась примерно на 50%.
Изменения не вносились напрямую в стандартную конфигурацию программы, а использовались внешние инструменты для дополнений (например, расширения, собственные отчеты и формы печати). Это обеспечивает легкость в обновлении программы и ее соответствие актуальным законодательным требованиям.
Работы по проекту выполнила компания «ПрограмМастер».
Будет интересно:
— 4 уютных кейса на 1С:УНФ – автоматизация магазинов для ремонта и товаров для дома
— Рост выручки и рентабельности бизнеса благодаря «1С:Рознице»
— Апгрейд сельского магазина с «1С:Розницей»
— Как с помощью 1С:Розницы успешно запустить сеть из 35 магазинов за 3 месяца
