Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство – это деятельность по документированию и организации работы с кадровыми документами. По сути, кадровое делопроизводство является отражением соблюдения предпринимателями или организациями требований трудового законодательства. Индивидуальные предприниматели обязаны вести кадровый учёт в том случае, если у них есть хотя бы один наёмный работник. 
Кадровое делопроизводство можно вести самостоятельно, создав отдельное структурное подразделение компании, наняв специалиста по кадровому производству или сотрудника, который будет заниматься кадровыми вопросами по совместительству, или передав ведение кадрового делопроизводства на аутсорсинг в специализированную компанию. 
Трудовым кодексом предусмотрены определённые документы, которые необходимо разработать в рамках ведения кадрового делопроизводства. Условно данные документы можно разделить на 2 группы:

• Локальные нормативные акты;
• Документы, оформляемые при приёме сотрудников на работу.

К локальным нормативным актам относятся правила внутреннего трудового распорядка, положение об охране труда, положение о защите персональных данных работников, график сменности и т.д. С локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под подпись. Ко второй группе можно отнести различные документы по учёту кадров (документы о приёме на работу, увольнению и переводе на должности), рабочего времени сотрудников и расчётов с ними, личные документы сотрудников, включая трудовые книжки. 

К основным обязательным документам кадрового делопроизводства относятся: 

• Штатное расписание

Штатным расписанием оформляется структура компании, состав и численность сотрудников, их заработная плата в зависимости от занимаемой должности. Обязательная утверждённая форма штатного расписания отсутствует. 

• Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным локальным нормативным актом. Правила внутреннего трудового распорядка должны содержать нормы, регулирующие порядок приёма и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон по трудовому договору, режим труда и отдыха, меры поощрения и взыскания и т.д. 

• Положение о защите персональных данных

Данное положение должно отражать, какие персональные данные и какими способами обрабатываются работодателем, каковы его права и обязанности в отношении обработки и защиты персональных данных сотрудников. 

• Трудовые договоры с сотрудниками 

Это соглашения между работниками и работодателем, которыми определяется порядок и условия осуществления трудовых отношений между ними. Трудовые договоры и их условия должны соответствовать всем установленным законом требованиям. 

• Различные приказы 

Например, о приеме работника, о предоставлении отпуска, о поощрении работника, о прекращении трудового договора с работником и т.д. 

• Журналы и книги учёта

Например, журнал регистрации приказов, заявлений, книга учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, книги учёта приказов и иных кадровых документов и пр. 

• Правила и инструкции по охране труда

К таким документам относятся правила и инструкции по охране труда, журнал учёта инструкций, журнал вводного инструктажа и т.д. 

• Трудовые книжки работников 

Это документы на бумажном носителе, которые подтверждают трудовую деятельность и трудовой стаж работников. В трудовой книжке содержится информация о работнике, выполняемой им работе, занимаемых должностях, награждениях и успехах в работе, а также основания прекращения трудового договора при смене места работы. 

• Личные карточки работников 

Это документы, которые заводятся на каждого сотрудника при его трудоустройстве и используются для учёта работников в организации. Личные карточки составляются в соответствии с утверждённой формой и содержат всю необходимую работодателю информацию о сотруднике. Все организации обязаны вести личные карточки учёта работников. На индивидуальных предпринимателей данное требование не распространяется. 

• График отпусков 

Составляется не позднее, чем за две недели до начала года.

• Табель учёта рабочего времени

Используется для учёта фактически отработанного сотрудниками времени. 

К дополнительным кадровым документам, которые могут использоваться в зависимости от особенностей деятельности организации или ИП, относятся: 

• Договоры о полной материальной ответственности

Заключаются как отдельный договор и налагают на работника полную материальную ответственность за ущерб, причинённый по его вине. 

• Командировочные документы

Это документы, которыми оформляется направление работника в командировку. Например, приказ руководителя о направлении в командировку, авансовый отчёт и т.д.

• Должностные инструкции 

Это документы, которые содержат перечень обязанностей сотрудника, его права и квалификационные требования к занимаемой должности. Должностную инструкцию необходимо составить, если все должностные обязанности сотрудника не отражены в трудовом договоре. 

• График сменности 

Необходимо использовать, если осуществляется работа по сменам. 

• Положение о коммерческой тайне

Применяется, если у работника есть доступ к коммерческой тайне. 

Окончательный перечень документов, используемых в кадровом делопроизводстве, зависит от специфики деятельности организации или индивидуального предпринимателя. Для каждого документа, который используется при ведении кадрового производства, законодательством установлены определённый срок и условия хранения, которые необходимо соблюдать. 

См. также
Выходные и нерабочие праздничные дни
Отпуск
Трудовой кодекс
Нормативно-правовая база 
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ 
Дата: 16.07.2019