10+ «фишек» сервиса Smartway: поиск лучших цен и простой учет командировочных расходов в 1С

Smartway — это удобно

Сервис — часть экосистемы 1С и обеспечивает пользователей необходимым функционалом для управления командировками.

В сервисе реализованы:

• поиск и сравнение цен на авиа- и железнодорожные билеты, отели и апартаменты;
• мгновенное бронирование и управление бронью в режиме онлайн;
• согласование маршрута и бюджета командировок внутри организации;
• онлайн-доступ к подтверждающим документам для бухгалтерии;
• накопление истории и статистики поездок по всем сотрудникам компании для целей анализа.

Интеграция с 1С

Smartway синхронизируется с продуктами 1С за пару кликов без привлечения разработчиков.

Выполнена бесшовная интеграция сервиса с программами:

• «1С:ERP Управление предприятием»;
• «1С:Комплексная автоматизация»;
• «1С:Управление торговлей»;
• «1С:Бухгалтерия 8»;
• «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Благодаря встроенной интеграции можно:

• передавать из программы 1С в сервис данные сотрудников;
• выгружать из Smartway в 1С сведения об оформленных документах по командировке за несколько секунд; 
• создавать в 1С на основании полученных из сервиса данных кадровые приказы (документы «Командировка» и «Командировка группы»);
• формировать в 1С авансовые отчеты по кнопке «Создать отчет».

В результате интеграции бухгалтеры компании-клиента экономят до 4 дней работы в месяц за счет обмена данными между системами и автоматического формирования проводок. Из-за отсутствия ручного ввода уменьшается количество ошибок, а значит, снижается и риск штрафов.

Работа с сервисом

Пользователям доступно удобное мобильное приложение. Также со Smartway можно работать в браузере.

Личный кабинет настраивается на конкретное юридическое лицо. Можно добавить неограниченное количество юрлиц компании. В систему разово заносятся необходимые для оформления командировок данные. Их можно выгрузить из программы 1С с помощью шаблона. После этого при каждом оформлении документов, например при покупке электронного билета, паспортные данные сотрудников не потребуется вводить вручную.

Система проконтролирует и уведомит, если срок действия документа, например загранпаспорта, будет подходить к концу. В личном кабинете можно добавить бонусные карты сотрудников, тогда за совершенные поездки им будут начисляться бонусные мили и баллы. Также можно подключить компанию к корпоративным программам лояльности авиакомпаний, благодаря которым можно получать бонусные баллы на счет организации или скидки за перелеты.  

Разграничение прав доступа

В рамках одного личного кабинета, не пересекаясь друг с другом, могут работать неограниченное количество человек и несколько юридических лиц одной группы компаний. Это возможно благодаря предоставлению прав доступа — наделению сотрудников определенными возможностями.

Клиенты сервиса могут быть уверены: даже если в личном кабинете будет работать 10 тыс. человек, редактировать данные, видеть поездки, создавать настройки смогут исключительно те, кто имеют соответствующие права.

Можно предоставить  секретарю право курировать весь процесс командирования и бронирования услуг для всего персонала. Если же в компании принято, что сотрудники самостоятельно подбирают билеты и места размещения и затем согласовывают их для покупки, то в Smartway им будет предоставлена такая возможность. Они смогут покупать услуги в рамках установленных лимитов без согласования с ответственными. 

Расширенные права доступа настраиваются для сотрудников, которые занимаются аналитикой, бюджетированием, согласующими процедурами.

Доступ к сервису  также  можно предоставить сотрудникам бухгалтерии. Им доступны формирование отчетности, работа с авансовыми отчетами.

Полный контроль действий в личном кабинете Smartway можно установить для всех ответственных за организацию поездок в компании. Они смогут утверждать тревел-политики, лимиты на покупку авиабилетов и бронирование отелей, которые можно жестко зафиксировать. В результате гарантируется их 100%-ное соблюдение. 

Тревел-политики

В сервисе можно создать любое количество тревел-политик: единую — для всей компании, несколько — для выделенных групп сотрудников и индивидуальные — для каждого сотрудника.

Администратор аккаунта в Smartway настраивает тревел-политики. В них определяются: 

• права сотрудников в Smartway на бронирование для себя или других;
• лимиты на класс, стоимость поездки, ограничения по направлениям, срокам;
• необходимость дополнительных согласований при отсутствии вариантов, полностью соответствующих запросу.

Благодаря тревел-политикам при самостоятельной покупке услуг через сервис сотрудник будет действовать строго в рамках установленных ограничений. Smartway не даст превысить бюджет при бронировании или выполнить действия, не предусмотренные политикой, без согласования с руководителем.

Процесс согласования

Все предусмотреть и зафиксировать в тревел-политике невозможно, форс-мажоры случаются. Бывают ситуации, когда остается один билет, который стоит выше нормы, но лететь нужно. Для таких случаев выстроили схему внутрисервисного согласования.

Принятую в компании схему согласования можно полностью перенести в Smartway, выполнив необходимые настройки в личном кабинете. 

Уведомления от Smartway приходят не только в личный кабинет, но и в телеграм-бот и на электронную почту. Благодаря этому руководитель не привязан к работе в личном кабинете и может контролировать расходы на командировки сотрудников даже с мобильного телефона.

После добавления в систему сотрудников, настройки тревел-политик и схем согласования личный кабинет Smartway полностью готов к работе. 

Покупка ж/д и авиабилетов

Smartway с большей частью российских игроков рынка пассажирских перевозок взаимодействует напрямую. Поэтому может обеспечить прозрачное ценообразование без наценок и скрытых комиссий.

Система бронирования авиабилетов в сервисе обновляется каждые 30 секунд. Для случаев, когда в продаже остался последний билет, но еще непонятно, полетит сотрудник или нет, в сервисе реализована возможность отправить билет в «Блокнот» и нажать на кнопку «Зафиксировать цену». Билет забронируется на определенное перевозчиком время. Smartway предоставляет максимально возможное время брони, которое дает авиакомпания. 

До отмены брони билет необходимо перенести в корзину и оплатить по цене, зафиксированной в «Блокноте». Помимо этого, «Блокнот» также используется для добавления услуг в список, чтобы потом более детально в них разобраться и выбрать нужные.

Покупать железнодорожные билеты через Smartway также удобно. В сервисе представлена полная выдача, включая такие поезда, как «Ласточки», «Сапсаны». В сервисе отображаются номера вагонов, направление движения поезда, мужские и женские купе.

Корпоративные программы авиакомпаний

Большинство авиакомпаний развивают корпоративные программы лояльности. Подключиться к ним можно в том числе и через Smartway. 

При покупке билетов и других услуг через сервис баллы начисляются как на личные бонусные карты сотрудников, если они есть, так и на счет организации. Один балл равен одному рублю. На эти баллы можно купить билет, поменять тариф с «эконома» на «бизнес», приобрести дополнительные услуги. С помощью этого инструмента можно возвращать на счет компании до 7% от стоимости билетов в виде кешбэка или баллов за перелеты сотрудников.

Бронирование отелей

Партнерами Smartway являются все крупные игроки на рынке бронирования гостиниц. Среди них — «Островок», Hotelbook, Bronevik, «Академсервис», «A&A», зарубежные Expedia, trip.com и другие. Клиенту неважно, через какого агрегатора будет забронирован номер в отеле, так как закрывающую документацию Smartway предоставляет от себя. Это повышает удобство расчета компании с контрагентами.

В сервисе есть поиск по карте, отображаются все типы размещения, вплоть до апартаментов.

Smartway дает гарантию лучшей цены. Для этого в поиске предназначен фильтр с таким же названием. Гарантия означает, что, если клиент найдет аналогичное предложение по более низкой цене, Smartway вернет разницу в двукратном размере.

Отмена и изменение условий по услугам

В Smartway еще до покупки услуг система выдает сообщение о том, что клиент сможет аннулировать билет, даже невозвратный, без штрафов и сборов в течение определенного времени — от получаса до конца суток в день покупки. Если возникла необходимость отменить билет уже после истечения этого периода, нужно перейти в раздел сервиса «Поездки» и выбрать услугу. Система рассчитает штраф автоматически, оставшаяся сумма после возврата билета сразу появится на балансе в личном кабинете. Не придется ждать 90 дней, пока авиакомпания вернет деньги. Одновременно сервис формирует закрывающие документы по возврату билета. 

Аналогично вносятся изменения в услуги: можно поменять дату, время, направление, документ. Пользователям Smartway не надо ждать, зависеть от ответа менеджера, система действует автоматически, предлагает заполнить нужные поля.

Дополнительные услуги

Smartway решает вопрос с закрывающими документами на 100%. Единственное, командированный сотрудник должен предоставить в бухгалтерию  корешок посадочного талона, который выдается на стойке регистрации в момент перелета. Этот документ необходим, чтобы бухгалтер компании мог отчитаться за билет в налоговой. Если сотрудник потерял корешок, в сервисе можно сформировать справку о совершенном перелете, заменяющую корешок посадочного талона. 

Анализ трат на командировки

Аналитика в сервисе вынесена в отдельный раздел. В него выгружается статистика по всем аспектам поездок. Она доступна в любой момент времени и помогает оптимизировать командировочные расходы и планировать реалистичный бюджет.

В сервисе используется «Смартиндекс» — это оценка, насколько выгодно в компании организуются командировки. Система покажет, на чем можно сэкономить без потери комфорта.

Например, по отелям, зайдя в раздел «Аналитика» — «Сводка», можно увидеть показатели: заблаговременность бронирования, количество возвратов и др. Они показывают, что можно было сэкономить, сделав покупку услуг заранее, на условиях невозвратности и т. п.

Если у клиента были заключены прямые контракты с сетью отелей, которые делали ему персональные скидки, он может пользоваться этими возможностями и в сервисе. Smartway заключит с отелем трехсторонний договор, чтобы получить индивидуальные тарифы и сэкономить бюджет компании на командировки. В рамках таких договоров предоставляются скидки от 5% до 25% за сутки проживания.

Отчетность и закрывающие документы

В Smartway счета, закрывающие документы и отчеты собраны в одном месте — в личном кабинете в папке «Отчетность». Доступно 16 схем закрывающих документов. Их не нужно запрашивать, они формируются автоматически после поездки. Документы можно скачать в PDF или Excel. Оригиналы придут по электронной почте или ЭДО. Также не надо запрашивать и дополнительные документы для подтверждения обоснованности расходов по командировкам — все они хранятся в сервисе.

Это очень удобно, потому что, если покупать авиабилеты в одном месте, бронировать гостиницу в другом, оплачивать трансфер — в третьем,  у бухгалтера уходит много времени на то, чтобы получить от подрядчиков недостающие закрывающие документы. В результате возникают трудности с отчетностью.

Авансовый отчет

Авансовый отчет может создать как бухгалтер, так и сам сотрудник, даже находясь в командировке, с мобильного телефона через приложение.

Сервис отразит в отчете следующие данные:

• билеты, загруженные из Smartway, будут автоматически подобраны по имени сотрудника и дате авансового отчета;
• расчет суточных — исходя из норм для командировок по РФ и загранкомандировок;
• выданные авансы — формируются автоматически; 
• расходы сотрудника, подтвержденные документами, например, на такси, аэроэкспресс и т. п.
• взаиморасчеты с подотчетным лицом отражаются в наглядной форме контрольных итогов.

Если отчет формирует командированный сотрудник, в нем необходимо отметить, выдавали ли ему деньги наличными или на карту, и добавить чеки. В мобильном приложении Smartway есть встроенный сканер чеков. Скан-копий чеков из сервиса будет достаточно для налоговой, оригиналы хранить необязательно. 

После этого сотруднику нужно будет согласовать авансовый отчет в сервисе перед его выгрузкой в программу 1С и подписать. Сделать это можно с использованием простой электронной подписи, которую Smartway выдает сотрудникам клиентов.

Упрощение авансового отчета и интеграция Smartway с программами 1С выводят управление командировками на новый уровень. Сервис помогает оптимизировать бизнес-процессы и экономить за счет отсутствия скрытых сборов и комиссий на услуги.